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Word ビジネス文書の挨拶文や案内文の書き出し文例|テンプレートの活用

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新社会人として働きだすと、最初は細々としたことを任されます。

その一つが、ビジネス文書の挨拶文や案内文の作成です。

こういうの、苦手なんだよね…。

でも、日常生活で案内文の書き出しを作成することはほとんどないので詳しく知っている人はほとんどいません。。

とはいえ、この作業だけに時間をかけるわけにはいきません。

そんなときは、案内文や挨拶文用に用意されたWordのテンプレートを活用しましょう!

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記事作成:ヤットキ
  • 大手通信企業の元SE
  • Web業界歴15年のWeb解析士
  • Googleアナリティクス個人認定資格(GAIQ)
目 次

Word ビジネス文書の挨拶文や案内文の書き出し文例

Wordのビジネス文書挨拶文や案内文の書き出しテンプレを利用するのはとても簡単です。

挿入タブ>テキストグループ>あいさつ文をクリックするだけです。

このなかには3種類のテンプレが用意されています。

  • あいさつ文
  • 起こし言葉(本題に入るときの言葉のこと)
  • 結び言葉

この中から好きなものをクリックすると、各ウィンドウが開きます。

あいさつ文

あいさつ文は、月ごとに応じた時候の挨拶が表示されます。

起こし言葉

結び言葉

あとは適切なものをクリックすれば、挿入されます。

一度お試しください。

操作は以上になりますが、あいさつ文機能をより効果的に使うには、以下のようなことを頭に入れておくとよいでしょう。

ビジネス文書における挨拶文や案内文の書き出し・締め(構成)

ビジネス文書における挨拶文や案内文は、書き出しから締めに至るまで、頭語 季節の挨拶 安否の挨拶 感謝の言葉 結語の5つから構成されています。

上記5つの順番に書いていけば、間違いのない挨拶文や案内文を作成できますが、頭語結語を最初に決めておくとスムーズかもしれません。

この2つが決まれば、あとはWordの挨拶文テンプレを使って文面をカスタムしていくだけです。

頭語は冒頭に書く「こんにちは」にあたり、結語は手紙の結びに書く「さようなら」にあたる言葉です。結語は頭語に対応した言葉を使いましょう。

ここで注意したいのは、頭語と敬語はペアになっているということです。

例えば、以下のようなものがあります。

頭語結語
拝啓敬具
とり急ぎ申し上げます不一
初めてお手紙を差し上げます敬具
突然お手紙を差し上げる無礼をお許し下さい敬白
謹んで申し上げますかしこ
拝復敬具
重ねて申し上げます再拝
前略草々

したがって、ビジネス文書の内容に応じて頭語を選び、ペアとなる結語を選択しましょう!

それにしても日本語は自由度が高いと言われるものの、こうした季節の挨拶を使うシーンもあるので、ほんとに奥深い言語ですね…

Officeソフトの学習は、一人でパソコンに向かってもなかなか継続できないものです。

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まとめ)Word ビジネス文書の挨拶文や案内文の書き出し文例

以上、『ビジネス文書の挨拶文や案内文の書き出し文例』と題して、Wordに準備されたテンプレートの使用方法をお伝えしました。

上でお伝えしたのはごく一部ですが、もしこれらを知っていれば一目置かれることは間違いありません!

年末・年始などは特にこうした知識が必要になります。

ぜひWordのあいさつ文機能を活用していきましょう!

それではまた、次の記事でお会いしましょう!

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