Excelの使い方講座｜基本操作を覚えて脱・初心者！

「これ、どうやるんだっけ？」というExcelの使い方をお伝えします。基本操作を覚えて、脱・初心者を目指しましょう！

Excelの基本をマスターすることは現代のビジネスに最も重要です。

しかし、使い始めたばかりの人にとっては「Excelは難しい」と感じるかもしれません。

そこで本記事では、Excelの使い方を画像付きで解説します。基本操作に慣れることで、業務の効率化を実現しましょう。

Excelの使い方講座｜基本操作を覚えて脱・初心者！

ビジネスシーンに欠かせないExcelは、初心者にとっては使い方が分からず苦手意識を持つことも少なくありません。

そこでまず、Excelの基本操作を覚えることで脱・初心者を目指しましょう。

具体的には、各種初期設定、セル操作、便利なショートカットなどを解説していきます。

初めてExcelに触れる方から使い方をもう一度振り返りたい方まで、ぜひチェックしてみてください！

Excelのバージョンを確認する方法｜かんたん3クリック

Excelのバージョンによっては動作に必要な要件が異なることがよくあります。

それだけでなく、相手と自分のファイルに互換性がないといったトラブルが発生することがあります。

そのため、Excelのバージョン確認は非常に重要ですが、その方法を知らない方は意外にも多いようです。

すぐに確認できるので、ぜひ一度チェックしておくことをおすすめします。

以下の手順を行ってください。

Excel パスワードのかけ方3選と解除方法

『このExcelファイルにパスワードをかけといて！』

会社の怖い先輩から指示を受けたけど、実はその方法が分からないってことありませんか？

こんな場合に備えて、パスワードのかけ方はしっかりマスターしておきましょう。

実は、Excelファイルのパスワードのかけ方には次の2種類あります。

またそれ以外にも、パスワードの設定なしで読み取り専用でファイル閲覧を推奨する方法もあります。

本項では最もオーソドックスな方法をお伝えします。

1. Excelファイルを開き、『ファイル』タブをクリック

2. 左サイドメニューから『情報』をクリック

3. 『ブックの保護』をクリック

4. 『パスワードを使用して暗号化(E)』をクリック

5. パスワードを設定してOKボタンをクリック

6. 先程のパスワードを再度入力してOKボタンをクリック

以上でパスワードの設定は完了です。OKボタンを押したらファイルを閉じてください。

そして再度ファイルを開くと、パスワードの入力が求められます。

ここで入力するパスワードが合っていれば、閲覧も編集も自由に行うことができます。

そして、より強力にパスワード保護をかける方法もあります。詳細は以下の記事をご覧ください。

Excel テキストボックスの行間と文字間隔の調整方法

Excelのテキストボックスを使ってレポートや文書を作成する際、文章の見栄えを良くするために行間を変更したい場合があります。

たとえば↓のような場合、行間をもう少し詰めれば読みやすくなりそうです。

まず行間を広げたいテキストボックス上で右クリックして、その中から『段落』を選択して下さい。

段落設定画面が表示されます。

『インデントと行間隔』タブの中の『間隔』グループから、『行間』のプルダウンを選択して下さい。

今回は『1行』を選択してみました。

上記の手順によりテキストボックス内の行間を調整することができます。

しかし、プルダウンから選択できるのは1行・1.5行・2行の3パターンだけなので不自由さを感じるかもしれません（下図参照）。

でも実は、もっと細かく調整することも可能です。

詳細はこちらの記事をご覧ください。

Excelのふりがな編集機能と関数の使い方

サンプルとして、下の氏名にふりがなを付けていきます。『やとき　ました』と読みます。

氏名が入力されているB2セルを選択した状態で、ふりがなボタンを押すだけです。

これで氏名が入力されているセル内にふりがなが付きました！

基本的に、Excelのふりがな機能の使い方はこれで完了ですが、場合によっては修正が必要なこともあります。

下の記事ではその修正方法を説明します。

Excelで取り消し線（訂正線）をひく方法

それほど頻繁に使うわけではないけど、知っておくと便利なExcelで取り消し線を引く方法。

基本的には、取り消し線（訂正線）を適用したいセルを選択した状態でCtrl + 5を押すだけです。

F5ではなく、数字の5です。間違いやすいのでご注意ください。

では、実際にやってみましょう。

この状態でCtrl + 5を押すと下のようになります。

すると、このように取り消し線（訂正線）が適用されます。

この他にも、文字列の一部にだけ取り消し線を引く方法や取り消しボタンをリボンに追加する方法もあります。

詳細はこちらの記事からどうぞ。

Excel ヘッダーの編集と削除方法

Excelでレポートや資料を作成する時、意外と使うことが多いのがヘッダーです。

でも、ヘッダーという言葉を初めて耳にすることが多い人もいるのではないでしょうか。

ヘッダーの編集方法には次の2種類があります。

手間はどちらも大差ありません。お好きな方を選んでください。

1. 挿入タブのテキストグループ内にある「ヘッダーとフッター」をクリック

2. ヘッダー編集画面をクリック

3分割（左・中央・右）されているヘッダーのうち、文字列を入力したい箇所をダブルクリック

3. Enterキーで改行。ページ番号を付けたいときはページ番号ボタン（下図の赤枠）を、ページ数を付けたいときはページ数ボタン（下図の青枠）をクリック

このとき、1/3や2/5などページ数/ページ番号の形式で表示させたければ、&[ページ番号]と&[総ページ数]の間に文字列/を入力してください（上図参照）。

なお、印刷プレビューから編集する方法は以下の記事をご覧ください。

Excel 行や列の折り畳みと解除｜便利なショートカットも紹介

今回お伝えするExcelの行や列の折り畳み、実は社会人になって2年くらい私も知らなかった機能です。

でも一回使ってみると使い勝手がよく、今ではちょくちょく利用しています。

まさに↑のような時にピッタリの機能です。

Excelの折り畳みの手順は、行も列も同じ操作です。

そのため本項では、行の折り畳みを例にとって説明します。

• データタブを選択
• 折り畳みたい行を選択

3. 「アウトライン」グループの「グループ化」をクリック
4. 「折り畳みマーク」が表示されていることを確認

折り畳みはこれで完了です。

ショートカットはさらに便利です。パパッと1秒くらいで上記の操作が可能になります。

Excelで図形を一括選択する方法

事で使用する機能は『オブジェクトの選択』です。

この機能は次の2つの方法で利用することができます。

ここでは「検索と選択から使う」方法を説明します。

まず、Excelファイルの『ホーム』タブの『編集』グループを見てください。

そのなかの『検索と選択』をクリックするとプルダウンメニューが表示されます。

そこから『オブジェクトの選択』をクリックしましょう。

これで図形（オブジェクト）を一括選択できます。

具体的には、大体でよいので図形全体を覆うように範囲を選択しましょう。

これで下のように図形を一括選択できます。

「クイックアクセスツールバー」から図形の一括選択を行う場合はこちらの記事をご覧ください。

Excelでリンクの解除ができないときの対策

リンクを自動的に挿入するExcelの機能は便利な反面、場合によってはリンクが不要なこともあります。

これを手動で削除するのは結構、面倒に感じることも多々ありませんか？

しかも、リンクを解除できないときもあるから困ったものです。

とはいえ、修正できるものなら修正して、リンクをそのまま生かしておきたいというのが本音です。

Excelでリンクの解除ができないのは、次のような原因が考えられます。

リンク解除を試みる場合はまず、ファイルをバックアップしてから再起動してみたり、他の方法でリンク解除を試してください。

一見すると、難しそうに思えますが、個々の原因は案外単純なものばかりです。

リンク先のファイルを違う場所に移動してしまっていたり、単純にファイルの形式が古かったり。

こうした場合はすぐに対応できそうです。

そのあたりを↓の記事で詳しく説明しています。

Excelのリンクが見つからないときの検索方法

Excelを開くと、リンクに関する下のようなエラーメッセージが表示されたことはありませんか？

おそらく、参照先のファイルの場所が変更されたのでしょう。

しかしエラーを解決しようにも、リンクが設置されたセルの場所がわからないと困っちゃいますよね。

そこで、検索ボックスを用いた簡単なセルの特定方法をお伝えします。

まずは参照先ファイル名を取得していきます。

1. 『データ』タブの『接続』グループ内
2. 『リンクの編集』をクリック

3. 『リンク元』のファイル名をメモ

これで参照先のファイル名取得は完了です。

上記の手順でファイル名を取得できたらあとはそのファイル名を検索すればOKです。

Excelの行と列を入れ替える方法

Excelの表操作に長けた人材はビジネスの現場で重宝されます。

なかでも、行と列の入れ替えは、効率的な作業や新たな切り口によるデータ分析のための効果的です。

表が見づらくなってきたり、集計しやすい形に作り変えたいときは、「行と列の入れ替え」のテクニックを試してください。

1. 元の表全体を選択して、コピーする

2. 貼り付け先のセルを選択

3. 『貼り付け』ボタンをクリック

4. 『行と列の入れ替え』ボタンをクリック

5. 行と列を入れ替えた表が完成！

では、実際に入れ替わった後の表を確認してみましょう。

下のように確かに教科名（青）と名前（赤）が置き換わっていました。得点データ（黄）もキレイに置き換わっているのが分かります。

一般的には上のやり方のようにボタンで操作すればいいのですが、本項のようにショートカットでも実行できます。

こちらのほうが作業効率が向上するので、時短が可能です。

Excel 開発タブの表示方法2つ＋ショートカット

VBAでマクロを作るためには開発タブを常に表示させておきたいところですが、デフォルトでは下図のように非表示になっています。

そこで、この開発タブをExcelのツールバーに常時表示させる初期設定を2つをお伝えします。

1. ファイルタブをクリック

2. ファイルタブをクリック

3. 『その他』>『オプション』をクリック

4. 『リボンのユーザー設定を』クリック

5. 『開発』にチェックを入れる

以上がもっとも一般的な、開発タブの表示方法です。

エクセルのツールバーが下図のようになっていることを確認しておきましょう。

さらに、もう少し簡単に初期設定画面に遷移する裏ワザがあります。

詳しくは下の記事をどうぞ。

Excelの重複チェックを色付けで確認！関数を使わない方法

本項でお伝えするデータの重複チェックはExcelの真骨頂！

セルや文字の色付けなどで重複セルを見やすくしてくれます。

そんな方のために、本記事では関数を使わない方法を紹介します。

自分のデザインしたとおりにExcelが動くとめちゃくちゃ面白いですよ！

1. 表の全範囲を選択

2. ホームタブを選択
3. 「条件付き書式」＞「セルの強調表示ルール」＞「重複する値」

4. OKをクリック

すると下のように、重複するセルが強調表示されます。

なお、上記の場合、強調表示は赤い背景に赤文字ですが、これは設定で変更可能です。

詳細はこちらの記事をどうぞ！

Excelで丸の数を数える方法3選｜COUNTIFには意外な盲点が！

Excelで丸の数を数えるのは、関数の初心者の方にピッタリのケーススタディです。

以下では関数の使い方から特定データの数をカウントする方法までを説明します。

今回は次のような表を使います。

条件に該当するセル（上の表の場合、○が入力されているセル）の数をカウントするCOUNTIF関数を使って、黄色のセルに丸の数を表示させます。

COUNTIF関数の構文は次のとおりです。

=COUNTIF（範囲, 検索条件）

まず黄色のセルにすべて半角で=COUNTIF（,）と入力してください。

そして、構文=COUNTIF（範囲, 検索条件）における引数の『範囲』の部分にカーソルを動かしましょう。

その状態でB2からB6セルを選択しすると、下のようになります。これで第一引数の入力はOKです。

次は第二引数の入力です。

構文=COUNTIF（範囲, 検索条件）における引数の『検索条件』の部分にカーソルを動かしましょう。

その状態で"○"と入力します。これで第二引数の入力も完了しました。

そしてEntrerキーを押すとこうなります。

COUNTIF関数は上記のようにめちゃくちゃ便利ですが、注意点が2つあります。

この2つを意識していないと、実際の数よりも少ない計測結果になってしまいます。

詳細はこちらの記事をご覧ください！

【要点を1分で】
Excelの使い方講座｜基本操作を覚えて脱・初心者！

以上、『Excelの使い方講座』と題して、脱・初心者！を目指す基本操作をお伝えしました。

Excelをの使い方をマスターするのに必要なのは勉強ではなく、『慣れ』です。

ある程度コツが掴めてきたら、あとはその応用だけです。基本操作をマスターすれば、応用の勘所がつかめてきます。

Excelが使える人材はビジネスの現場で重宝されるので、毎日少しづつ頑張っていきましょう！

それではまた、次の記事でお会いしましょう！