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Excelの重複チェックを色付けで確認!関数を使わない方法

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今回お伝えするデータの重複チェックはExcelの真骨頂!

セルや文字の色付けなどで重複セルを見やすくしてくれます。

でも、関数とか難しくて分かりません…

そんな方のために、本記事では関数を使わない方法を紹介します。

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記事作成:ヤットキ
  • 大手通信企業の元SE
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  • 携わったSNSは約100件
  • Googleアナリティクス個人認定資格(GAIQ)
目 次

Excelの重複チェックを色付けで!関数を使わない方法

Excelの関数って文字が羅列してあるみたいで難しそうですよね。

でも本記事でお伝えする方法は関数を一切使用しません。画面に従って入力していくだけです。

使用するのはこの画面だけなので、Excelの重複チェック結果を色付けで見やすく設定できます。

これだけならすぐにマスターできそうですよね。

ただし、より細かい設定では関数に劣ります。その点はご理解ください。

それではさっそくやっていきましょう!

Excelの重複データに色付けする方法

Excelの重複データに色付けするために使用するデータはこれです。

ちょっと子供っぽいですが、そこはご容赦ください

それではさっそくやっていきましょう!

1つの表のなかで重複するセルの抽出

まずはExcelの重複データに色付けするための基本をマスターしましょう。

ここでは、1つの表内で重複しているセルを抽出します。

  1. 表の全範囲を選択
  1. ホームタブを選択
  2. 「条件付き書式」>「セルの強調表示ルール」>「重複する値」
  1. OKをクリック

すると下のように、重複するセルが強調表示されます。

なお、上記の場合、強調表示は赤い背景に赤文字ですが、これは設定で変更可能です。

変更したい場合は、上記の手順4の際、書式のプルダウンメニューから「ユーザー設定の書式」を選択してください。

そして、下の画面からフォントやセルの塗りつぶしを変更できます。

そうするとたとえば、下のように背景の塗りつぶし色や文字色を自分の好きなようにカスタムできます。

簡単なテストデータを作ってご自分でも実際に試してみてください。

Excelにおける重複データの色付けは、その人が見やすい設定となるようカスタムしましょう。

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関連記事Excelの使い方講座|基本操作を覚えて脱・初心者! ≫

2つの表で重複するセルの抽出

さて、ここまでは重複セルの抽出方法の基本的な方法でしたが、もう少し応用的な使い方も説明していきます。

仕事でよくあるのは、Excelで作成した複数の表に存在する、重複データの抽出を色付けで行う場合です。

たとえば、会議1と会議2の両方に出席した人を抽出するケースを考えてみます。

基本的な方法は上記と同じです。

  1. 表の全範囲を選択

下記の場合を例に取ると、「会議1」の田中さんから高野さんまでを選択した後、Ctrlキーを押しながら、「会議2」の田中さんから山本さんを選択しましょう。

  1. ホームタブを選択
  2. 「条件付き書式」>「セルの強調表示ルール」>「重複する値」
  1. OKをクリック

以上で完了です。

OKボタンを押すと下のようになります。

この結果、会議1と会議2の両方に出席したのは田中さんと織田さんであることがわかりました。

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3つ以上の表で重複するセルの抽出

さらに応用編として、3つの表で同じような重複チェックをしてみます。

具体的には、会議1~3の3つに出席した人を調べてみます。

方法は上記と同じです。

重複チェックの対象となる表(下の場合は会議1~3の表)をすべて選択して、「条件付き書式」>「セルの強調表示ルール」>「重複する値」をクリックしましょう。

すると、下のような結果となりました。

重複結果をよく見ると、たしかに田中さんは3つの会議すべてに出席しています。

しかし、織田さんは会議1と2にしか出席していません。

それにもかかわらず、なぜ織田さんまで強調表示されているのでしょうか?

実はこれ、バグや不具合ではありません。

「条件付き書式」>「セルの強調表示ルール」>「重複する値」でチェックする場合、2回以上重複したものはすべて強調表示してしまう仕様なんです。

『~回以上重複したものだけを色付け』といった重複回数の細かい指定まではできません。

このあたりが機能の限界です。しかしこれではあまりに不自由度が大きいですね。

そんな弱点を解決してくれるのが『関数』です。

COUNTIF関数を使えば、もっと柔軟な重複チェックができるようになります。

こうした関数を使えば重複回数を細かく指定できるので、『~回重複するものだけを強調表示!』といったことが可能になります。

関数を使用してExcelの重複チェックを色付けで確認する方法はまた別記事でお伝えします。

条件付き書式の解除方法

セルの重複チェックが終わったら、それを解除したいこともありますよね。

そんなときは以下の手順を実施してください。

  1. ホームタブを選択
  2. 「条件付き書式」>「ルールのクリア」

「シート全体からルールをクリア」を選択すると、残しておきたい強調表示まで削除されるおそれがあります。必ず、「選択したセルからルールをクリア」の方を選択しましょう。

まとめ)Excelの重複チェックを色付けで確認!関数を使わない方法

以上、Excelの重複チェックを色付けで確認する方法をお伝えしました。

仕事で使う場面は多々あるので、これを機会にぜひマスターしてください。

ざっくりおさらい!

  1. 表の全範囲を選択
  1. ホームタブを選択
  2. 「条件付き書式」>「セルの強調表示ルール」>「重複する値」

関数を使わない方法なので比較的わかりやすかったのではないかと思います。

しかし、より高度な重複チェックを行うためには関数の使用は避けて通れません。

別記事にてCOUNTIF関数での重複チェックを説明しますのでそちらもぜひご覧ください。

それではまた、次の記事でお会いしましょう!

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