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Excel ドロップダウンリスト(プルダウン)の作り方と編集方法

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Excelのドロップダウンリスト(プルダウン)を効果的に使うと、入力がとてもスムーズになります。本記事ではその作り方と編集方法を説明します。

こんな人に向けて書きました
  • ドロップダウンリスト(プルダウン)の基礎から応用編までを知りたい

誰もが一度は目にしたことがあるドロップダウンリスト(プルダウン)。

動きのある機能なので、自分でも作ってみたくなりますよね。

プルダウンリストはExcel中級者に向けての第一歩!

そこで本記事では作り方や編集方法、そして応用的な使い方をお伝えします。

この内容さえマスターすれば、ドロップダウンリスト(プルダウン)の作り方で困ることはなくなるはずです。

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記事作成:ヤットキ
  • 大手通信企業の元SE
  • Web業界歴15年のWeb解析士
  • Googleアナリティクス個人認定資格(GAIQ)
目 次

Excel ドロップダウンリスト(プルダウン)の作り方と編集方法

まずは基礎編として、Excelのドロップダウンリスト(プルダウン)の作り方と編集方法を説明していきます。

その後、応用編をお伝えしていきます。

この応用編は頭に入れておくといろんな場合に重宝しますよ!

ではさっそくはじめましょう!

Excel ドロップダウンリスト(プルダウン)の作り方

ここでは、セルB2にドロップダウンリスト(プルダウン)を設定していきます。

セルB2を選択したまま、データタブを開きましょう。

データタブからデータの入力規則をクリックしてください。

そして、データの入力規則のなかから、データの入力規則(V)という項目を選択します。

すると、下のような設定画面が表示されます。

このなかの設定タブを開いて、下のように入力してOKボタン押してください。

以上でドロップダウンリスト(プルダウン)の設定は完了です!

実際に見てみると、下図のようにリストが表示されています。

また、リストを削除するには下図のすべてクリアボタンを押せばOKです。

以上が一般的なExcelのドロップダウンリスト(プルダウン)の作り方です。

またその他にも、次項のような便利な設定方法もあります。

より玄人好みするドロップダウンリスト(プルダウン)の作り方

ドロップダウンリスト(プルダウン)の作り方は上記以外にもあります。

もしかしたら、こちらの方が玄人好みするかもしれません。

まず下準備として、リスト内容を下のようにセルに入力してください。

そして、リストの設定セルを選択した状態で、データタブからデータの入力規則をクリックしましょう。

データの入力規則のなかから、データの入力規則(V)を選択します。

下のような設定画面が表示されます。下図のように設定して、元の値項目の入力欄にカーソルを置いてください。

その状態のまま、下準備としてリスト内容を入力したセル範囲を選択しましょう。すると、元の値項目の入力欄にセル範囲が自動的に入力されます。

最後にOKボタンを押しましょう。

すると、下図のようにリストを設定できます。ぜひお試しください!

また、『名前ボックス』という機能を利用するとさらに楽チンにリストを作成できます。

名前ボックスによるリスト作成については、次の記事をご覧ください。

関連記事Excel 名前ボックスの使い方(1/2)|作成・編集・削除

Excel ドロップダウンリスト(プルダウン)の編集方法

次は、ドロップダウンリスト(プルダウン)の編集について説明します。

勘のいい方はお気づきだと思いますが、リストを設定しているセルを選択した状態で、リスト内容を編集すればOKです。

この手順は当然といえば当然ですね…。

ただ、リスト内容に追加を加えたり削除したい場合、覚えておきたい方法があります。

これを知っておくとワンランク上のリスト使いになれるはず!

そのあたりは次項のリストに空白を表示させない方法をご覧ください。

なお、名前ボックスによるリスト編集については、次の記事をご覧ください。

関連記事Excel 名前ボックスの使い方(1/2)|作成・編集・削除

知っておくと一目置かれるマル秘ワザ

ここでは、Excelでのドロップダウンリスト(プルダウン)設定の際、知っておくと便利なマル秘ワザをお伝えします。

実務よりの内容なので、新人さんにはとくにおススメの内容となっています。

ぜひご覧ください!

マル秘ワザその1:リストの設定内容は別シートへ

リストを設定するのはいいのですが、下のような場合、リストとその内容が同じシート内にあります。

これだと、いかにも素人が作ったように見えてちょっとカッコ悪いですね。

そんなときは、リストとリスト内容は別々のシートにしておくとプロっぽく見えます(笑)。

また、リストとリスト内容は別々のシートにした方が拡張性(リスト内容を追加するなど)があります。

こうすれば、リストの設定内容を管理者以外によって改変されることを防げます。

さらに、この設定シートを非表示にしておくと効果的です。

そして、リストは設定シート以外に作りましょう。

設定画面の元の値項目にカーソルを置いた状態にして、別シートに入力したリスト内容のセル範囲を選択します。

すると、↓のようになります。

今回の場合、元の値項目には、=設定!$A$2:$A$5と自動で入力されます。

この=設定!$A$2:$A$5の意味は、『設定シートのA2からA5を常に参照する』という意味です。

Excelにおける$は「絶対参照」と呼ばれており、参照するセルを固定するときに使います。

上記の操作によって、設定シートの内容がリストに反映されます。

以上、リストをプロっぽく見せるマル秘テクその1でした。

何気ないことですが簡単に実践できて効果のある施策なので、ぜひお試しください。

マル秘ワザその2:リストに空白を表示させない方法

マル秘ワザその2は『リストに空白を表示させない方法』です。

リストを運営していると、内容を追加する場合も出てきます。

しかし困ったことに、追加がどれくらいになるかわからないだけでなく、大量の追加項目が出てくることもあります。

そうした場合に備えて、最初からリストの範囲を広めにとっておくと便利ですね。

そこで極端な話、リスト範囲をA列の一番上から一番下までとっておく場合を考えてみます。

リスト範囲をA列にする場合、設定画面はこうなります。A列を指定するには$A:$Aとなります。

上記のように設定したリストはこうなります。リストの中に空白ができてしまっていますね。

リストの利用には問題ありませんが、見た目にはちょっとカッコ悪い…。そこで、この空白を非表示にしましょう。

ここで活躍するのがOFFSET関数とCOUNTA関数です。

=OFFSET(設定!$A$1,0,0,COUNTA(設定!$A:$A),1)を設定画面に入力しましょう(状況に応じて、設定!$A$1設定!$A:$Aの部分をカスタマイズしてください)。

OFFSET関数とCOUNTA関数の詳細は別記事に譲るとして、まずはこの関数をコピペすると下のようにリストの空白行が非表示となります。

ただし、一つだけ注意点があります。

リスト内容を追加するときは下のように途中で空白行を作らないでください。空白行があるとリストにも空白ができてしまいます。

OFFSET関数とCOUNTA関数を組み合わせると、このあたりが仕組み上の限界です。

リスト内容を追加するときは、かならず上から詰めて空白を作らないようにしてください。

Officeソフトの学習は、一人でパソコンに向かってもなかなか継続できないものです。

その点、パソコン教室には初心者歓迎の講座が用意されていて、Word、Excel、PowerPointをゼロから理解できます。

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まとめ)Excel ドロップダウンリスト(プルダウン)の作り方と編集方法

以上、Excel ドロップダウンリスト(プルダウン)の作り方と編集方法をお伝えしました。

基本的な手順をおさらいします。

まず、リストを設定したいセルを選択したまま、データタブを開く。

データタブからデータの入力規則をクリックする。

データの入力規則のなかから、データの入力規則(V)という項目を選択する。

このなかの設定タブを開いて、下のように入力してOKボタン押す。

以上でドロップダウンリスト(プルダウン)の設定は完了!

ドロップダウンリスト(プルダウン)をマスターしてExcel中級者にチャレンジしてください!

それではまた、次の記事でお会いしましょう。

それではまた、次の記事でお会いしましょう!

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