Gmailでメール作成するときの作業効率爆上げ方法、それがテンプレート機能です。
毎回の定型文を作成しておいて、必要な時にパパっと呼び出せます。
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作業の効率化は積極的に!
もちろん、必要に応じて編集もできますし、不要になったら削除も可能です。
保存できるテンプレートは50件。
ぜひ本記事でテンプレートの作成方法をマスターしてください。
Gmailのその他の使い方は
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- 大手通信企業の元SE
- 業界歴15年のWeb解析士
- 携わったSNSは約100件
- Googleアナリティクス個人認定資格(GAIQ)
Gmailの便利機能!テンプレートの作成・編集・削除
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まず最初に注意点をお伝えします。
- ◆ 保存できるテンプレート件数は50件
-
テンプレート件数は50件までです。
- ◆ スマホアプリではテンプレートを作成できない
-
Gmailのテンプレートはスマホアプリでは作成できません。正確に言うと、スマホのブラウザでGmailにアクセスすればできないことはありませんが、画面が小さすぎてやりにくいです。PCブラウザ版のGmailでの使用をおススメします。
- ◆ 宛先は保存できない
-
Gmailのテンプレートでは宛先は保存できません。保存できるのは件名と本文だけです。
- ◆ テンプレートは共有できない
-
社内のプロジェクトチームでGmailを共有しているケースもあると思います。その場合であっても、テンプレートを共有することはできません。
さらに、テンプレートを使用するための初期設定が必要です。
ほとんどの場合は有効化されているはずですが、ここでもう一度確認しておきましょう。
Gmail テンプレートの初期設定
Gmailのトップページにある右上の歯車アイコンをクリックしてすべての設定を表示
をクリック
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詳細
タブ>テンプレート
>有効にする
にチェック
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最後に画面一番下にある変更を保存
を押します。
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これでGmailのテンプレート機能を使えるようになりました。
それではさっそく作成・編集・削除の方法を見ていきましょう。
Gmailテンプレートの作成
まず、メッセージの新規作成ボタンを押します。
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メッセージ作成画面にテンプレートとして使いたい文面を入力して下さい。
入力が終わったら、右下の︙
をクリック
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テンプレート
を選択
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下図のように、下書きをテンプレートとして保存
>新しいテンプレートとして保存
を選択
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テンプレート名を入力して保存しましょう。今回は『返信用テンプレ』という名前を付けました。
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以上でテンプレートの作成は完了です。
では実際に、このテンプレを呼び出してみましょう!
メッセージの新規作成画面を表示したら、︙
を押します。
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テンプレート
を選択すると、先ほど新規作成した『返信用テンプレ』が表示されるのでこれを選択
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以上の操作で、テンプレがメッセージ作成画面に反映されます。
これでメールの作成時間が大幅に短縮されそうですね!
Gmailテンプレートの編集
ここでは、作成したテンプレートの編集を行っていきます。
まず新規メッセージの作成画面で編集したいテンプレを呼び出し、内容を編集してください。
編集が完了したら、画面右下の︙
をクリック
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テンプレート
>下書きをテンプレートとして保存
>テンプレートの上書き
内にある編集したいテンプレ名を選択
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保存
ボタンを押します。
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以上でテンプレートの編集は完了です。
Gmailテンプレートの削除
不要になったテンプレートは削除しましょう。
メッセージの新規作成画面を表示させて、画面右下の︙
を押します。
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テンプレート
>テンプレートを削除
から、削除したいテンプレート名を選択すれば完了です。
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Gmailがよくわかる本
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まとめ)Gmailテンプレートの作成・編集・削除
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以上、Gmailテンプレートの作成・編集・削除についてお伝えしました。
テンプレを利用すると作業効率が格段にアップするので、これを使わない手はありません。
その際、以下の点には注意してください。
- 保存できるテンプレート件数は50件
- スマホアプリではテンプレートを作成できない
- 宛先は保存できない
- テンプレートは共有できない
また、文面を改良していけばスピードも質も向上します。
積極的に活用していきましょう!
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