Gmailのエイリアス機能の設定方法や使い方を説明しています。
仕事やプライベートでGmailを利用する人が非常に増えています。
体感では、5年前とくらべて利用人口が10倍くらいに増えたような気がします。
私も仕事やプライベートでGmailを使用していて、複数のアカウントを使い分けています。
でも、アカウントの数が増えてくると問題が…。
3コくらいのアドレスなら平気ですが、5コつや6コともなると管理が大変。それに、Gmailアカウントを一つ一つ作るのはとても面倒です。
そんなとき試してほしいのが、Gmailの『メールエイリアス』。
パッと見は分かりにくい機能ですが、これを使いこなせればかなり便利です。
Gmailエイリアス機能の概要と使い方
エイリアスを一言で例えるなら、メールアドレスの分身のようなもの。
ベースとなるメールアドレスを使って、特別な設定なしで、あたかも複数のメールアドレスを準備することができます。
例えばこんな感じです（メールアドレスは架空のもの）。
- ベースとなるメール：yattoki@gmail.com
- メールエイリアスその１：yattoki+hoge1@gmail.com
- メールエイリアスその２：yattoki+hoge2@gmail.com
上のメールエイリアスをよく見てみると、@gmail.comの前に『+◯◯◯』という文字列が付いていることが分かります。
つまり、ベースとなるメールの『@gmail.com』の前に『+◯◯◯』という文字列を付けたものがメールエイリアスです。
Gmailエイリアスのメリットとデメリット
この段階ではまだエイリアスがどんなものかボンヤリとしている程度で構いません。
まずはエイリアス機能のメリット/デメリットについてお伝えします。
メリット
メールアカウントをいちいち作成する手間が省けるので、アドレス作成の容易性が抜群です。
デメリット
元のアドレスが簡単にばれてしまうことです。
エイリアスから『+◯◯◯』を削除してしまえば、元のアドレスがすぐに分かってしまいます。メールエイリアスが流出してしまうと、元のアドレスが流出したのも同然です。
サービスによってはエイリアスが利用できない場合があるかもしれません。
エイリアスの利用シーン
メリット・デメリットを踏まえたうえで、実際の利用シーンを考えてみましょう。
例えば、先ほどの『yattoki@gmail.com』を利用している人がいるとします。
この人が今、3つのSNSに別々のアドレスを登録しようとしている場合を考えてみます。
登録用のアドレスを3つ作るために、わざわざgmailアカウントを作るのはとても面倒。そこでエイリアスの出番です。
今回の例でいうと、『yattoki@gmail.com』を使って、SNS1、2、3に登録するためのエイリアスを次のように作成することができるんです！
- SNS1登録用：yattoki+sns1@gmail.com
- SNS2登録用：yattoki+sns2@gmail.com
- SNS3登録用：yattoki+sns3@gmail.com
ちょっと違和感があるかもしれませんが、yattoki+sns~@gmail.comというのが登録用に作ったエイリアスです。
Gmailのエイリアスを使った送信方法
さて、ここまではエイリアスに関する理論的なお話でしたが、実際にはGmailでどのように使えばよいのでしょう？
答えは簡単で、元となるアドレスの後ろに「+◯◯◯」をつけて送信するだけです。
メールアドレスを準備するためにアカウントを作成するといった作業が不要。これがエイリアス最大のメリットです。
その際、少しだけGmailでの設定が必要です。
では、さっそくやってみましょう！
１．他のメールアドレスを追加
Gmailの左側サイドメニューの『ラベルの管理』＞『アカウントとインポート』＞『他のメールアドレスを追加』と進みましょう。
２．Gmailエイリアスの入力
手順１を行うと下の画像のような小窓が表示されます。赤枠のメールアドレスの欄にエイリアスを入力しましょう。
このとき『エイリアスとして扱います』のチェックボックスにはチェックしないでください！
『次のステップ』ボタンを押したら完了です。これでエイリアスが追加されました。
３．エイリアスの作成が完了
前の手順で『次のステップ』ボタンを押した後、下のような表示になっていれば、エイリアスの作成完了です。
以下の手順では、エイリアスからメール送信する方法をお伝えします。
４．メールエイリアスの指定
メール作成画面の差出人アドレスの横にある▼ボタンを押すと、先ほど作成したメールエイリアスが表示されます。上で作成したエイリアスを選択して送信しましょう！
ここまでの手順では単にベースとなるアドレスに『+sns~』をくっつけただけです。一回もメールアカウントを作成していませんので、たしかに手軽ですね。
Gmailのエイリアスを使った受信方法
さて、エイリアスを使って送信することはできましたが、エイリアス宛てのメール受信には注意が必要です。
エイリアスはアドレスを複数作れるのでとても便利なのですが所詮は分身です。エイリアスごとの受信ボックスを持つことはできません。
そのため、エイリアス宛てに送られてきたメールは全て、ベースとなるアドレスの受信ボックスに入ります。こんな感じです。
なので、ベースとなるメールの受信ボックスには、全てのエイリアス宛てのメールが入ってきます。
そうすると当然、管理が難しくなります。そんな時はエイリアス宛ての返信メールにラベル付け、一目で分かるようにしておくと便利です。
たとえば、yattoki+sns1宛てのメールには赤色のラベル、yattoki+sns2宛てのメールには青色のラベルとか、そんなイメージです。
では、以下の手順でラベル付けしてみましょう。
１．ラベルの作成
まず、Gmailの左側サイドメニューの『＋ 新しいラベルの作成』を押してください。
２．ラベル名の入力
分かりやすいラベル名を入力しましょう。
３．フィルタの作成
ラベルを作成したら、その次はメール検索ボックス欄の右にある▼マークを押して、フィルタ設定画面を表示してください。
４．フィルタ条件の設定
エイリアス宛てのメールをフィルターにヒットさせたいので、『To』欄にはエイリアスを入力しましょう。例えば、『yattoki+sns1@gmail.com』です。
これでエイリアス宛てのメールにラベル付けすることができます。その後、『フィルタを作成』ボタンを押してください。すると、次の手順に示す画面が表示されます。
５．フィルタとラベルの紐づけ
この画面では、先ほど作成したラベルとフィルタ条件を紐付けします。
上記に挙げたラベルの作り方やフィルターの作り方は一例です。
他にも色々とありますので、自分なりの便利な作り方を探してみてください！
６．ラベルが付いているかどうか確認
受信BOXを見ると、フィルター条件に合致した受信メールには次のようなラベルが付いています。
下の例では、『sns2』という緑色のラベルを付いています。
Gmailのエイリアスの便利な使い方まとめ
以上、Gmailのエイリアスの便利な使い方をご紹介しました。
無限のメールアドレスが作れるとはいえ、もちろんデメリットもあります。
そのデメリットを許容できる範囲内の利用ならば、エイリアスはとても便利な機能です。
慣れるために、自分宛てにメールを送るなどのテストを繰り返していけば、２～３回くらいで大体わかってくると思います。
仕事や日常生活にうまく活用して、便利で効率的な作業を行いましょう！