Gmailを複数人で使うための共有設定 | アクセス権の付与(委任設定)とは？

Gmailでは、自分のアカウントへのアクセス権を第三者に付与できます。

Gmail の場合、アカウントの委任と受信トレイの共有の意味するところは同じです。ユーザーやグループを代理人に指定して自分の Gmail アカウントへのアクセスを許可すると、代理人は受信トレイで次の操作ができます。

引用：Gmailヘルプ（メールを委任する、メールで共同作業する）

この機能は正式には『アカウントの委任』と呼ばれており、グループ内メンバーとのGmailの共有が可能です。

つまり、AさんのGmailをBさんが操作できるようになります。

そのため、グループ内でのメール共有や操作の代行、返信漏れの防止に役立つでしょう。

※チームでGmailを共有している場合、外出先から確認・返信する場面も多くなります。その際、通信が不安定だとログイン認証やメール同期に時間がかかることがあります。

本操作はスマホアプリではできないのでご注意ください。

Gmailを複数人で使うための共有設定 | アクセス権の付与(委任設定)とは？

Gmailのアクセス権を付与された人は代理人と呼ばれており、1つのGmailアカウントに対して設定できる代理人は 10人です。

この代理人は、受信メールの閲覧・メッセージ送信（新規メッセージや返信など）・削除を行えます。

また、アクセス権を付与する際には本人確認メールが送信されます。代理人になる人に事前に伝えておくとスムーズに話が進むはずです。

それではさっそく、Gmailの共有設定を行っていきましょう。

Gmailの共有設定

まず、Gmailにアクセスして右上の歯車アイコンをクリック

すべての設定を表示を押す

設定画面が表示されるので、アカウントとインポートタブ内にあるアカウントへのアクセスを許可項目の別のアカウントを追加を選択

ここでアカウントを追加しようとしている人が本人かどうかが確認されます。

具体的には、 の画面が表示された後、Googleアカウントに紐づいているスマホに通知が来ます。

画面に表示されている数字をスマホの通知内で選択してください。

それが完了したら共有設定が進められます。

共有相手のメールアドレスを入力

メールを送信してアクセスを許可を押してください。

上記の操作が完了すると下図のような画面が出て、共有相手にGmail共有の承認メールが送られます。

共有相手には次のようなメールが届きます。文面にしたがってURLをクリックしてもらいましょう。

そして、共有相手が確認ボタンを押すと共有完了です。

共有までに最大30ほどかかるとのことですが、私の場合は数分でOKでした。

なお、個人で複数アドレスを使い分けたい場合は、エイリアス機能を活用する方法もあります。

📝関連記事：Gmailのエイリアス機能 | 作り方と設定のコツ（スマホ・PC） ≫

共有したGmailアドレスの使い方

共有したGmailアドレスは次のように使ってください。

本記事では、共有元：小田真輔さん、共有先：矢時真下朗さんとします。

まず、矢時さんのアカウントでGmailにログインしてください。

そして画面右上のプロフィールアイコンをクリック

するとアカウント一覧が表示されます。この中から代理とラベリングされているアカウントをクリックしましょう。

すると、共有元：小田真輔さんのGmailを代理人である矢時さんが操作できるようになります。

このとき、代理人として操作していることが分かるよう、プロフィールアイコンには鍵マークが付きます。

代理人がメールを送信しても、それを受信した人には共有元の小田真輔さんから送られたように見えます。

以上がGmailのアクセス権を付与して複数人で使うための共有設定です。

ちなみに代理人としてメールを送信すると、相手には のように表示されます。

上図のように、本人と代理人のメールアドレスが併記されます。

完全に本人に成り代わってメールを送信できるわけではないのでご注意ください。

そして、複数アカウントを併用している場合は、アカウント切り替え方法も確認しておくと重宝します。

📝関連記事：知って得する、Gmailのアカウント切り替え方法 ≫

Gmailの共有解除方法 | 代理人を削除する

アクセス権を付与した人の異動や退職により、Gmailの共有解除を行いたい場合は次のようにしてください。

Gmailの設定画面を表示して、アカウントとインポートタブ内にあるアカウントへのアクセスを許可項目をみてください。

このなかに代理人が表示されているので、削除を選択すればOKです。

知らない人物が代理人になっていたら…

もし、追加した覚えのない人物が代理人が設定されている場合、悪意のある第三者があなたのアカウントにアクセスした可能性があります。

すぐにその代理人を削除して共有元のGoogleアカウントのパスワードを変更しましょう。

チームで外出先からGmailを利用する場合は、安定した通信環境を整えておくと業務効率が上がります。

とくに、フリーWi-Fiのみの利用はセキュリティリスクもあるため注意が必要です。

📝 外出先の通信環境が不安なら･･･｜出張・旅行でも安心なモバイル回線の選び方 ≫

まとめ）Gmailの共有設定 | アクセス権の付与

以上、『Gmailを複数人で使うための共有設定』と題して、アクセス権の付与方法をお伝えしました。

知名度は高くありませんが、状況によっては非常に便利な機能です。

設定のコツは、アカウントとインポートタブ＞別のアカウントを追加です。

セキュリティーには十分気を配ってください。

それではまた、次の記事でお会いしましょう！