Gmailでは、自分のアカウントへのアクセス権を第三者に付与できます。
Gmail の場合、アカウントの委任と受信トレイの共有の意味するところは同じです。ユーザーやグループを代理人に指定して自分の Gmail アカウントへのアクセスを許可すると、代理人は受信トレイで次の操作ができます。
引用:Gmailヘルプ(メールを委任する、メールで共同作業する)
この機能は正式には『アカウントの委任』と呼ばれており、グループ内メンバーとのGmailの共有が可能です。
つまり、AさんのGmailをBさんが操作できるようになります。
そのため、グループ内でのメール共有や操作の代行、返信漏れの防止に役立つでしょう。
あまり知られていない機能なので、Gmaiの共有設定を行う場合はぜひ本記事を参考にしてください。
Gmailのその他の使い方は
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- 大手通信企業の元SE
- 業界歴15年のWeb解析士
- 携わったSNSは約100件
- Googleアナリティクス個人認定資格(GAIQ)
Gmailを複数人で使うための共有設定 | アクセス権の付与(委任設定)とは?
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Gmailのアクセス権を付与された人は代理人
と呼ばれており、1つのGmailアカウントに対して設定できる代理人は 10人です。
この代理人は、受信メールの閲覧・メッセージ送信(新規メッセージや返信など)・削除を行えます。
また、アクセス権を付与する際には本人確認メールが送信されます。代理人になる人に事前に伝えておくとスムーズに話が進むはずです。
それではさっそく、Gmailの共有設定を行っていきましょう。
Gmailの共有設定
まず、Gmailにアクセスして右上の歯車アイコンをクリック
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すべての設定を表示
を押す
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設定画面が表示されるので、アカウントとインポート
タブ内にあるアカウントへのアクセスを許可
項目の別のアカウントを追加
を選択
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ここでアカウントを追加しようとしている人が本人かどうかが確認されます。
具体的には、
の画面が表示された後、Googleアカウントに紐づいているスマホに通知が来ます。
画面に表示されている数字をスマホの通知内で選択してください。
それが完了したら共有設定が進められます。
共有相手のメールアドレスを入力
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メールを送信してアクセスを許可
を押してください。
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上記の操作が完了すると下図のような画面が出て、共有相手にGmail共有の承認メールが送られます。
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共有相手には次のようなメールが届きます。文面にしたがってURLをクリックしてもらいましょう。
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そして、共有相手が確認ボタンを押すと共有完了です。
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共有までに最大30ほどかかるとのことですが、私の場合は数分でOKでした。
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共有したGmailアドレスの使い方
共有したGmailアドレスは次のように使ってください。
本記事では、共有元:小田真輔さん
、共有先:矢時真下朗さん
とします。
まず、矢時さんのアカウントでGmailにログインしてください。
そして画面右上のプロフィールアイコンをクリック
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するとアカウント一覧が表示されます。この中から代理
とラベリングされているアカウントをクリックしましょう。
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すると、共有元:小田真輔さん
のGmailを代理人である矢時さんが操作できるようになります。
このとき、代理人として操作していることが分かるよう、プロフィールアイコンには鍵マークが付きます。
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以上がGmailのアクセス権を付与して複数人で使うための共有設定です。
ちなみに代理人としてメールを送信すると、相手には
のように表示されます。
上図のように、本人と代理人のメールアドレスが併記されます。
完全に本人に成り代わってメールを送信できるわけではないのでご注意ください。
Gmailの共有解除方法 | 代理人を削除する
アクセス権を付与した人の異動や退職により、Gmailの共有解除を行いたい場合は次のようにしてください。
Gmailの設定画面を表示して、アカウントとインポート
タブ内にあるアカウントへのアクセスを許可
項目をみてください。
このなかに代理人が表示されているので、削除
を選択すればOKです。
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知らない人物が代理人になっていたら…
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もし、追加した覚えのない人物が代理人が設定されている場合、悪意のある第三者があなたのアカウントにアクセスした可能性があります。
すぐにその代理人を削除して共有元のGoogleアカウントのパスワードを変更しましょう。
Gmailがよくわかる本
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Gmailの基本操作がよく分かる本が1冊あると便利です。
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まとめ)Gmailの共有設定 | アクセス権の付与
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以上、『Gmailを複数人で使うための共有設定』と題して、アクセス権の付与方法をお伝えしました。
知名度は高くありませんが、状況によっては非常に便利な機能です。
設定のコツは、アカウントとインポート
タブ>別のアカウントを追加
です。
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ただし、共有するということはそれだけ不正アクセスのリスクも高まるということです。
セキュリティーには十分気を配ってください。
それではまた、次の記事でお会いしましょう!
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