よく耳にするGmailのアーカイブとは何？どこにある？ | 使い方と戻す方法

Gmailの受信トレイ、気付くといっぱいになっていませんか？

そのままでは大事なメールが埋もれるかもしれません。そんな時に活用したいのがアーカイブ機能。

アーカイブ（archive）の本来の意味は、古い記録を保管しておく書庫のことです。

それが転じてITの世界におけるアーカイブとは『今は必要じゃないけど念のために保管』することを意味します。

要は、一時保管というやつです。

本記事では、Gmailのアーカイブの使い方や元に戻す方法をお伝えします。

Gmailのアーカイブとは何？どこにある？ | 使い方と戻す方法

アーカイブについて冒頭でザックリとお伝えしましたが、もう少し詳しくお話しします。

Gmailのアーカイブの機能を一言で言うと、受信したメールの整理です。

受信メールは基本的に受信トレイに保存されるので（自動振り分け設定している場合を除く）、時間の経過とともに多くのメールがどんどん溜まります。

スパムメールや全く関係のないメールなら削除すればよいのですが、『もしかしたら後で必要になるかも…』というメールもあることでしょう。

そうした場合、メールをアーカイブにしておくと、削除することなく受信トレイから見えない状態にできます。もちろん、このアーカイブを解除することも可能です。

また、いったんアーカイブしたメールに返信があった場合は再び受信トレイに表示されます。

返信のあったアーカイブメールを見逃さない限り、対応漏れになることはありません。

これなら受信トレイがスッキリするだけでなく、必要になったときにすぐに見返せます。

この機能はGmailのパソコン版とスマホアプリ版の両方で利用可能です。

それではさっそく、実際の使い方を見ていきましょう。

【パソコン版】Gmailアーカイブ機能の使い方

Gmailでアーカイブすると、受信トレイ内のメールがどうなるかを最初に確認してみましょう。

アーカイブ前の受信トレイは の状態です。

いまから上図の赤枠で示したアーカイブのテスト用メール3というメールをアーカイブします。

すると、 のように該当のメールが移動して受信トレイから見えなくなりました。これがアーカイブの機能です。

アーカイブされたメールはメールは、すべてのメールという別フォルダに移動しています。

以下では、アーカイブの方法と、移動先であるすべてのメールという別フォルダがどこにあるのかということについてお伝えしていきます。

メールをアーカイブする

それではメールをアーカイブしていきましょう。

アーカイブしたいメールを開いて、タイトルの上にあるアーカイブアイコンをクリックします。これだけでOKです。

すると画面左下に のようなポップアップが表示されます。

このポップアップは数秒で消えますが、気にしなくてもOKです。

アーカイブしたメールはどこに？

上でアーカイブしたメールはどこにいったのでしょうか？

結論から言うと先ほどお伝えしたように、すべてのメールという別フォルダに移動しています。

Gmailの左サイドバーにあるもっと見るをクリックしてください。

すべてのメールが表示されるのでこれをクリックしましょう。

すると、受信トレイを表示していた画面中央が、すべてのメールフォルダに切り替わります。

この中に、先ほどアーカイブしたメールが保管されているのが分かります。

一方、受信トレイにはアーカイブしたメールは表示されていないことが分かります。

ちなみに、このすべてのメールフォルダには文字とおり全てのメールが入っており、アーカイブしたメール以外にも受信トレイに入っているメールも表示されます。

たとえば、受信トレイラベルが付いているメールは、受信トレイにも格納されていることを意味しています。

アーカイブの解除（受信トレイに戻す）

メールのアーカイブが必要がなくなったら解除しておきましょう。

該当メールを開いて下図のアイコンをクリックすればアーカイブが解除され、受信トレイに移動されます。

受信トレイを確認すると確かに、アーカイブを解除したメールが表示されています。

【スマホアプリ版】Gmailアーカイブ機能の使い方

スマホアプリ版Gmailのアーカイブ機能の使い方は2パターンあります。

まず1パターン目は、アーカイブしたいメールを左か右にスワイプするやり方です。これでアーカイブできます。

2パターン目は、アーカイブしたいメールを開いてアーカイブアイコンをタップすればOKです。

どちらのやり方でも構いません。

お好きな方をどうぞ。

アーカイブしたメールはどこに？

アーカイブしたメールはどこにいったかというと、パソコン版の同じく、すべてのメールフォルダに移動しています。

スマホアプリでそれを見る場合は、検索窓の左にある≡をタップ

すべてのメールを選択

すると、アーカイブしたメールが表示されます（受信トレイラベルの付いていないメール）。

アーカイブの解除（受信トレイに戻す）

アーカイブを解除したメールを開いて、右上の︙をタップ

受信トレイに移動を選択

これでメールのアーカイブが解除されます。

受信トレイを確認すると、 のようにアーカイブ解除したメールが移動されています。確認しておきましょう。

解除されたメールは受信トレイに移動しています。

アーカイブしたメールのみを抽出する検索演算子

アーカイブしたメールは検索演算子で抽出することができます。

 の記号を検索窓に入力して下さい。

-in:spam -in:trash -is:sent -in:drafts -in:inbox

この演算子により、迷惑メール、ゴミ箱、送信済み、下書き、受信トレイ内のメールは一覧に表示しないようになります。

アーカイブしたメールを見つけるのはなかなか大変ですが、上のような検索演算子をうまく活用すると効率的に探すことが可能です。

なお、検索演算子についてはこちらの記事をどうぞ。

関連記事Gmailのメール検索術 | 完全一致で日付・本文・タイトルを見つける記号

まとめ）Gmailアーカイブ機能の使い方

以上、『Gmailのアーカイブとは何？どこにある？』と題して、その使い方と戻す方法についてお伝えしました。

煩雑になった受信トレイを整理するのにアーカイブ機能は最適です。

【パソコンの場合】

【スマホアプリの場合】

こうした機能をうまく活用して見やすい受信トレイを作成してください。

それではまた、次の記事でお会いしましょう！