完全解説！Googleフォームのメール通知 | 複数アドレス・Gmail以外にも対応

Googleフォームへの回答の有無をチェックするがめんどくさい…、そんなときフォームに回答があったときに自動でメール通知が来れば嬉しいですよね。

さらに、複数の宛先・Gmail以外の人にも通知してくれれば最高！

本記事は、Googleフォームに回答があったときに、関係者に自動でメール通知する設定方法を徹底解説します。

いったん仕組み化すれば、定期的に確認する手間が省けます。

Googleフォームのメール通知 | 複数アドレス・Gmail以外にも対応

以下では、メール通知の方法を徹底解説していきます。

その前に一つ、Googleフォームのメール通知についての設定方法を説明します。

実は、設定方法には次の2種類あるんです。

この2つの方法をザックリと図にするとこんなイメージです。

もう少し厳密に言うと、スプレッドシートから複数人・Gmail以外にもメール通知できるようにするには、Googleフォームのアドオン（拡張機能のこと）か、GAS（Google Apps Script：Googlが開発したプログラミング言語）を使います。

イメージをつかんだところで、それぞれの詳細を表にまとめてみました。

通知元	通知先の人数	通知先のメールアドレス	設定の難易度
Googleフォーム	1人のみ（フォームのオーナー）	Gmailのみ	簡単
スプレッドシート	複数人（フォームのオーナー以外も可）※アドオンかGAS使用	Gmail以外でもOK ※アドオンかGAS使用	ちょっと難しい

複数人の宛先やGmail以外の人を宛先にしたいなら、アドオンかGASを使用してスプレッドシート（Googleフォームと連携済）からメール通知する方法を選択しましょう。

で、結局どっちがいいの？

結論から言うと、スプレッドシートからのメール通知をおすすめします。

その後の拡張性（回答の集計、メール通知先の増加、Googleアカウントがない人へのメール通知、GASの再利用など）を考慮すると、スプレッドシートからメール通知する方がよいでしょう。

たしかに、クリック一発とはいきませんし、フォームからの通知の方が簡単です。

しかし後々のことも考えて、Googleフォームとスプレッドシートと連携させて、アドオンかGASを利用してメール通知にした方がよいでしょう。

関連記事Googleフォームとスプレッドシートを連携 | 回答の自動転記はたった3クリック！

スキル習得も兼ねて少し時間をかけて設定した方がいいと思います。

といっても本記事のとおりにやれば、15分もかかりません。ご安心ください。

周りから一目置かれる存在になれますよ！

さて、いよいよメール通知設定を行っていきます。

さあ、業務効率化に向けてパパっと設定していきましょう！

Googleフォームからメール通知

フォームの回答タブを開いて︙をクリック

︙は2箇所ありますが、必ず上図の場所にある︙をクリックしてください。

新しい回答についてのメール通知を受け取るにチェックを入れて完了です。

メールの通知先は、このフォームを作成したGoogleアカウントのGmail宛に届きます。

たとえば、矢時真下朗（hoge@gmail.com）という架空の人物がいたとして、このアカウントでGoogleフォームにログインしてメール通知の設定を行うと、hoge@gmail.comに通知が届きます。

ちなみにこんなメールが届きます。

Googleフォームからメール通知は設定がとても簡単ですね。

通知先が1人のみ、Gmail以外に通知できないという欠点はあるものの、これなら1分もかからずに設定できます！

スプレッドシートからメール通知

まずは前提として、Googleフォームとスプレッドシートと連携させておいてください。

関連記事Googleフォームとスプレッドシートを連携 | 回答の自動転記はたった3クリック！

スプレッドシートからメール通知する方法は3つあります。

• スプレッドシートの標準通知機能（通知先は1人かつGmailだけ）
• アドオン（通知先は複数かつGmail以外でもOK）
• GAS（通知先は複数かつGmail以外でもOK）

それぞれの特徴は次のとおりです。

通知元	通知先の人数	通知先のメールアドレス	設定の難易度
スプレッドシートの標準通知機能	1人のみ（フォームのオーナーか共有者）	Gmailのみ	簡単
アドオン	複数人（フォームのオーナー以外も可）	Gmail以外でもOK	簡単
GAS	複数人（フォームのオーナー以外も可）	Gmail以外でもOK	ちょっと難しい

スプレッドシートの標準通知機能を使う場合（通知先は1人かつGmailだけ）

フォームの回答タブ＞スプレッドシートで表示をクリック

ツールを選択

通知設定＞通知を編集をクリック

下図のようにチェックを入れて保存。

なお、この場合の通知先は、Googleフォームにログインしているユーザー（フォームのオーナー or 共有者）になります。

たとえば、フォームのオーナーであるAさんが上記の設定を行っている場合はAさんのGmail、またはフォームの共有者であるBさんが上記の設定を行っている場合はBさんのGmailが自動的に指定されます。

アドオンを使う場合

アドオンとは拡張機能のことです。

Chromeブラウザなどでもおなじみですよね。

Googleフォームにもこうしたアドオンが数多く提供されており、複数アドレスかつGmailに通知するためのアドオンもあります。

その中でも有名なのが『Form Notifications』で、Googleにより提供されているものです。

それではさっそく、フォームに『Form Notifications』をインストールしていきましょう。

その前にまず、ChromeブラウザとGoogleフォームのアカウントを一致させてください。

必ず上図のようにプロフィールアイコンが一致していることを確認してください。

アカウントを一致させたら、下図の︙をクリック

アドオンを取得を選択

アドオンストアが表示されるので、検索名にForm Notificationsと入力。すると、いくつかのアドオン候補が表示されます。

 のものを選んでインストールしてください。

Googleフォームのツールバーにパズルアイコンが追加されます。

これをクリックすると、Form Notificationsが表示されるのでクリックします。

Openを選択

Openが表示されない場合は、ブラウザを再起動してみてください。

すると、Googleフォーム画面の右下に設定のための小窓が表示されます。

Notify on form~の項目をONにしてください。

さらに詳細な設定項目が現れるので、通知先のアドレス（複数・Gmail以外でもOK）、何件回答されたら通知するかの項目を設定しましょう（1件がおすすめ）。

Save configurationを押して保存しましょう。

下のように黒い背景の表示が出ればOKです。

Form Notificationsのデメリット

一見簡単で便利そうな『Form Notifications』ですが、タイトルや本文の細かい設定ができないのが弱点…。

たとえば、『Form Notifications』から通知されるメールは英語で、タイトルやメール本文もカスタマイズ不可です。

難しい英語ではないのですが、日本語のメールがいいという方にはあまり向いていません。

メールが来ればいいだけなら、このアドオンでもよいかもしれません。

もっと細かくカスタマイズしたいなら、次項で紹介するGASがおススメです。

GASを使う場合

さて、Googleフォームのメール通知の最難関、GASを使って設定してみましょう。

といっても、ポチポチとボタンを押してコードをコピペするだけです。

まず最初に大事な大事な注意点があります！

GASを使う場合、ChromeブラウザとGoogleフォームのアカウントを一致させてください。

これにハマってしまう人がけっこう多いんです！上図のようにプロフィールアイコンが一致していることを確認してください。

アカウントを同じにしたら、フォームの回答タブ＞スプレッドシートで表示をクリック

ツールバーの拡張機能を選択

Apps Scriptをクリック

コードエディタが表示されます。ここにはあらかじめ下図のように文字列が記入されているので、これを消します。

そして、無題のプロジェクトという部分をクリックして、このプログラムに名前（プロジェクト名）を付けましょう。

プロジェクト名は下図のように日本語でOKです。

そして以下のソースコードをコピーしてください。

function send_Email(){
 var receiver = 'hoge1@gmail.com,hoge222@gmail.com,hoge333@gmail.com';//通知先アドレス（複数可）
 var subject = 'Googleフォームに回答がありました';//件名
 var main_Text = 'Googleフォームの回答を確認してください';//メール本文

 GmailApp.sendEmail(receiver, subject, main_Text);//メール送信処理
}

コピーしたものをコードエディタに貼り付けます。

するとこうなります。

そう思うのも無理はありませんが大丈夫です。コピペした一部を自分用にカスタムするだけ！

まず、コピペしたソースコードの//通知先アドレス（複数可）の行に、通知先のメールアドレスを入力してください。複数、Gmailアドレス以外でもOKです。

たとえば、aaa@gmail.com、bbb@gmail.com、ccc@hogehoge.com、ddd@example.jpの4人にメール通知する場合はこんな感じです。

var receiver = 'aaa@gmail.com,bbb@gmail.com,ccc@hogehoge.com,ddd@example.jp';//通知先アドレス（複数可）

件名やメール本文も変えたい場合は、同じ要領で//件名や//メール本文の箇所を書き換えます。

 var subject = 'Googleフォームに回答あり';//件名
 var main_Text = 'Googleフォームに回答があったので、スプレッドシートを確認してください';//メール本文

それ以外の部分はそのままにしておいて、ここでいったん保存しておきましょう。

さて、プログラムの作成はこれでおしまいです。お茶でも飲んで一息入れましょう。

あとは、メールを通知するタイミングを設定するだけなのでもう少しお付き合いください。

コードエディタの左サイドメニューのトリガーアイコンをクリックします。

下図のような画面になるので、トリガーを追加を押します。

トリガー画面で下のように設定して保存してください。

下図のようになったらOKです。

そして< >をクリックしてコードエディタ画面に戻りましょう。

ここまでできたら一連の作業は完了です。本当にお疲れ様でした！

それでは、このGASが動作するか確認してみましょう。作ったプログラムが狙いとおりに動くと、一気に面白くなりますよ。

実行を押してください。

上記のように実行ボタンを押すと、下図のようにアカウント選択画面が表示されます。

この画面になったら、GoogleフォームにログインしているGoogleアカウントを選択してください。通常はそのときに表示されているGoogleアカウントでOKです。

しかし、このまま進めていくとちょっと困ったことが起きてしまいます。

でも安心してください！次項でそれも解決できますので。

警告の解除

先ほど、下図の画面でGoogleアカウントを選択しました。

すると、こんな警告が…！

この警告画面が表示されるのは、あなたの操作ミスやウイルスではありません。

『あなたのGoogle関連情報にアクセスしようとしているプログラムがあるよ』ということを意味しています。

わかりやすく言うと、『Googleが未確認のプログラムを実行しようとしてるけど、大丈夫？』という警告なんです。

そもそもこのGASは自作したものなので、Googleが未確認なのは当然です。親切心で表示してくれている警告くらいに考えておいてください。

1回目のGAS実行時に表示されます。必ず通る道なので安心してください。

以降でお伝えするGAS実行の承認を行えば、2回目の実行からは表示されなくなります。

それではGASの実行を承認して警告の解除作業をしていきましょう！

まず、先ほどの警告画面の左下のリンクをクリック

さらに左下のリンクをクリック

許可するをクリックすれば、GASの実行を承認することができます。

実行結果は↓の箇所に表示されます。実行開始と実行完了とあるので、GASがちゃんと動いていることが確認できました。

ここでプログラムを保存しておきましょう。

そして、通知先アドレスにメールが送られていることを確認してください。問題なければこれでプログラムは完成です。

あとは実際にフォームに回答を入力してみて、『フォーム入力→スプレッドシートに自動転記→メール通知』という一連の処理が機能するか確認してみてください。

GASの説明はかなり長くなってしまいましたが、無事完成したでしょうか？

最初はかなり難しく思えますが、頑張ってみましょう。

少し難しく感じる方は、フォーム作成ツールの【formrun】 がおすすめです。

クリックだけで高機能なフォームを作成できます。

まとめ）Googleフォームのメール通知 | 複数アドレス・Gmail以外でも大丈夫！

以上、Googleフォームのメール通知についてお伝えしました。

やはり、設定が簡単なら機能もそれなりに限定されたものになってしまいます。

複数アドレス・Gmail以外にも対応できるような機能にするなら、少し手間をかけなければいけません。

どのような方法にすればよいのか迷ったら、↓の表を参考にしてください。

通知元	通知先の人数	通知先のメールアドレス	設定の難易度
スプレッドシートの標準通知機能	1人のみ（フォームのオーナーか共有者）	Gmailのみ	簡単
アドオン	複数人（フォームのオーナー以外も可）	Gmail以外でもOK	簡単
GAS	複数人（フォームのオーナー以外も可）	Gmail以外でもOK	ちょっと難しい

それではまた、次の記事でお会いしましょう。