苦労して作ったイベントの参加申し込みフォーム。
申し込み状況を確認するのはワクワクしますよね。
そこで本記事では、Googleフォームの回答を確認する方法をお伝えします。
また、フォームへの回答があったら自動的にメールう通知する方法も説明します。この仕組みは色んなケースにも流用できるので、けっこう便利ですよ!
- 大手通信企業の元SE
- 業界歴15年のWeb解析士
- 携わったSNSは約100件
- Googleアナリティクス個人認定資格(GAIQ)
Googleフォームの回答確認とメール通知の設定方法
まずは回答を確認したいGoogleフォームを開いて回答
タブを選択してください。
この回答
タブはさらに、要約
・質問
・個別
の3つのタブから構成されています。
それぞれの役割は次のとおりです。
要約 | 回答の概要 |
質問 | 質問事項ごとの回答内容 |
個別 | 回答者ごとの回答内容 |
それでは実際にザっと見ていきましょう。
要約
回答状況(件数など)を確認でき、質問内容によってはグラフで確認できます。
回答の全体像を把握したい場合に参照しましょう。
質問
質問ごとの回答内容を確認できます。プルダウンメニューから確認したい質問事項を選択可能です。
個別
回答者ごとの回答状況を確認できます。
各タブ内の操作のコツは使っているうちにつかめてきます。
あとは対応漏れのないよう、Googleフォームと相性の良いスプレッドシートへまとめておきましょう。
詳しくは次項をご覧ください。
Googleフォームの回答確認を半自動化する方法
GOogleフォームの回答タブを確認すれば回答内容を確認できますが、せっかくならスプレッドシートにまとめておきたいですよね。
とはいうものの、データを手入力するのはあまりに大変…。
ここは自動転記にしてみましょう!
フォームの回答
タブを開いてスプレッドシートにリンク
をクリック
新しいスプレッドシートを作成
にチェックしてファイル名を入力後、作成
ボタンを押しましょう。
はい、これだけでスプレッドシートとの連携は完了です!驚くほど簡単にできました。
その他の詳しい内容についてはこちらの記事をどうぞ。
関連記事Googleフォームとスプレッドシートを連携 | 回答の自動転記は3クリックだけ!
Googleフォームに回答があったらメール通知
フォームへの回答をスプレッドシートへ自動転記するよう設定したら、ついでにフォームに回答があったら自動でメール通知するようにもしておきましょう。
いちいち確認しないで済むのでとても楽ですよ。
フォームの回答
タブを開いて︙
をクリック
新しい回答についてのメール通知を受け取る
にチェックを入れて完了です。
メールの通知先は、このフォームを作成したGoogleアカウントのGmail宛に届きます。
上記は1名のGmailユーザーにしか送れませんが、設定次第では複数人かつGmail以外のアドレスにも送信可能です。
回答確認できないときはここをチェック!
『なぜか回答確認できない!』
そんな声もたまに耳にします。
その原因はほとんどの場合、Googleフォームへのアクセス権がないからです。
この場合の対応策としては2つです。
- そのGoogleフォームを作成した時のGoogleアカウントでログインする
- Googleフォームを共有する
Googleフォームを作成した時のGoogleアカウントでログインするのは特に問題ないかと思います。
問題はGoogleフォームの共有です。
信頼できる人にフォームの共有権限を付与すれば、その被共有者も回答を確認できるようになります。
フォームの回答
タブを選択してスプレッドシートで表示
をクリックして、回答内容が転記されているスプレッドシートを開きます。
スプレッドシートの右上にある共有
をクリック
下図の箇所に共有相手のメールアドレスを入力し(Gmail以外でもOK)、完了
ボタンを押す
メールアドレスの横にある▼
(下図の赤枠)を押して、共有権限の種類を選択し送信
これで共有相手にアンケート回答結果を共有する通知メールが送られました。
上記は共有の概要なので、詳しくはこちらの記事をどうぞ。
関連記事Googleフォームのアンケート回答結果の共有(閲覧のみも可)
まとめ)Googleフォームの回答確認とメール通知
以上、『Googleフォームの回答確認』と題して、その方法や回答があったときのメール通知についてお伝えしました。
回答を確認したいGoogleフォームを開いて回答
タブを選択してください。
また、Googleフォームは比較的自動化が可能な項目が多くあります。
作業の効率化を図るため、回答の自動転記やメール通知などにも挑戦してみてはいかがでしょうか?
自分の意図したようにフォームが動くと結構面白いですよ!
それではまた、次の記事でお会いしましょう!
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