Googleドライブの共有のやり方｜ファイル・フォルダの共有と解除

Googleドライブの共有のやり方、理解できていますか？

実際のところ、共有の設定にはクセがあるように感じます。

スムーズに設定できる人は少ないのではないでしょうか？

でもご心配なく！

本記事では、豊富な図解でGoogleドライブのファイル共有・解除を説明します（フォルダ共有の方法もファイルと同様です）。

Googleドライブの共有のやり方｜ファイル・フォルダの共有と解除

Googleドライブを使ってファイルやフォルダを共有する場合は、セキュリティー確保のためにメンバー全員にGoogleアカウントを取得してもらう必要があります。

その理由は、ファイルやフォルダの共有範囲をメンバーだけに限定するためです。

メンバーにはなるべくGoogleアカウントを作成してもらって下さい。

もし、Googleアカウント未取得のメンバーと共有する場合は、メンバー以外の第三者も閲覧できる状態になります。

その点だけはくれぐれも注意してください。

本記事では念のため、 Googleアカウントを持っていないメンバーとの共有方法も説明します。

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共有の設定方法

今回は、下のような東京タワーの画像を共有する場合を例にとって説明します。

メンバー全員がGoogleアカウントを取得している場合

共有するファイルを右クリックします。表示されるメニューの中から共有を選択してください。

ユーザーやグループと共有が表示されるので、共有先メンバーのG-mailアドレスを入力しましょう。

通知の項目はチェックしてもしなくてもどちらでも構いません。お好みでどうぞ。そして、共有メンバーの権限を選択します。

閲覧者	ファイル内容の閲覧のみ
閲覧者（コメント可）	ファイル内容の閲覧とコメント
編集者	ファイル内容を編集可能

上記の操作によって下のように共有したいメンバーが追加されます。

さて次は、共有したファイルのダウンロードをメンバーに許可するかどうかの設定を行いましょう。

ユーザーやグループと共有画面の右上にある歯車アイコンをクリックします。

他のユーザーとの共有設定が表示されます。

下の項目のチェックを外すとダウンロードNGになります。情報漏洩の防止を強化するなら、ダウンロードNGにしたほうが良いでしょう。

そして下のように『制限付きリンク』を発行して、リンクをコピーを押します。

あとは、共有先ユーザーのGmailアドレスにコピーしたURLを連絡してください。

以上が公開範囲を限定したファイルの共有方法です。追加したユーザーだけがファイルを共有できるようになります。

なお、共有を解除する方法はこちらをクリックして下さい（本記事の該当箇所にジャンプします）。

Googleアカウントを未取得のメンバーがいる場合

Googleアカウントを持っていないメンバーとファイルを共有する場合、公開範囲を限定することはできません。

メンバー以外の第三者もファイルを閲覧できてしまいますのでご注意下さい。

まず、共有するファイルを右クリックして、メニューの中から共有を選択します。

リンクを知っている全員に変更を押しましょう。

その後、閲覧者ボタンを押して共有相手の権限を設定します。

おすすめは最もセキュリティの高い閲覧者ですが、利用状況に合わせて選択しましょう。

閲覧者	ファイル内容の閲覧のみ
閲覧者（コメント可）	ファイル内容の閲覧とコメント
編集者	ファイル内容を編集可能

そして、リンクをコピーをします。

あとはコピーしたURLをメンバーに連絡すればOKです。

メンバー外であっても、このリンクを知った全ての人がファイルを閲覧できますのでご注意下さい。

共有完了後のGoogleドライブの画面の見え方

共有設定が完了すると、Googleドライブの画面上にはファイルがどのように表示されるのでしょうか？

この点も混乱しがちなので説明します。

共有設定した人（ Googleドライブの管理者 ）・共有設定された人の場合をそれぞれ見ていきます。

共有設定した人（Googleドライブの管理者）

ご覧のとおり、共有設定した人（つまりGoogleドライブの管理者）の【共有アイテム】には何も表示されません。

これは設定ミスではなく、Googleドライブの仕様です。

とはいえ、管理者として共有中のファイルは把握しておきたいところです。

そんなときは次のようにして下さい。

Googleドライブの左メニューからマイドライブを選択した後、ファイルの表示方法をリストに変更しましょう。

そうすると、共有中のファイルには、その右肩に共有マークが表示されます。

これで共有中かどうかを確認することができます。

共有設定された人

一方、共有設定された人の画面は下のようになっています。

左サイドメニューの共有アイテムをクリックすると、自分が共有しているファイルが下のように表示されます。

共有の解除方法

共有の解除はGoogleドライブの管理者が設定可能な機能です。

共有を解除する場合は該当ユーザーを削除すればOK。下のように削除します。

削除したユーザーが既にダウンロードした場合はどうしようもありません。ご注意下さい。

共有のブロック方法

共有のブロックは、その意味を誤解されることの多い機能です。

ブロック機能を使用すると、管理者からの共有設定を拒否することができます。

先ほど、Googleドライブ管理者が共有を解除する方法を説明しましたが、ブロックはその逆の機能です。

つまりブロックとは、共有されたくない人にとっての機能になります。

設定方法は次のとおりです。まず、共有ファイルを右クリックします。

そしてメニューの中から～をブロックを選択すれば完了です。

まとめ）Googleドライブの共有のやり方｜ファイル・フォルダの共有と解除

以上、 Googleドライブの共有のやり方と題して、ファイル・フォルダの共有と解除、そしてブロックの使い方について説明しました。

ポイントは次のとおりです。

共有範囲を限定した運用を行う場合は、メンバー全員にGoogleアカウントを取得してもらいましょう。