初心者歓迎！Excelのドロップダウンリスト | 作り方と編集方法

誰もが一度は目にしたことがあるExcelのドロップダウンリスト。

動きのある機能なので、自分でも作ってみたくなりますよね。

そこで本記事では作り方や編集・削除方法、そして応用的な使い方をお伝えします。

この内容さえマスターすれば、ドロップダウンリストの作り方で困ることはなくなるはずです。

Excel ドロップダウンリスト（プルダウン）の作り方と編集方法

まずは基礎編として、Excelのドロップダウンリスト（プルダウン）の作り方と編集方法を説明していきます。

その後、応用編をお伝えしていきます。

この応用編は頭に入れておくといろんな場合に重宝しますよ！

ではさっそくはじめましょう！

Excelのドロップダウンリストの作り方

ここでは、セルB2にドロップダウンリストを設定していきます。

セルB2を選択したまま、データタブを開きましょう。

データタブからデータの入力規則をクリックしてください。

そして、データの入力規則(V)を選択します。

すると、下のような設定画面が表示されます。

このなかの設定タブを開いて下図のように設定します。

元の値にはリストに表示したい内容を半角カンマで区切って入力してください。

以上でドロップダウンリスト（プルダウン）の設定は完了です！

実際に見てみると、下図のようにリストが表示されています。

以上が一般的なExcelのドロップダウンリスト（プルダウン）の作り方です。

またその他にも、次項のような便利な設定方法もあります。

玄人好みするドロップダウンリスト（プルダウン）の作り方

ドロップダウンリスト（プルダウン）の作り方は上記以外にもあります。

もしかしたら、こちらの方が玄人好みするかもしれません。

まず下準備として、リスト内容を下のようにセルに入力してください。

そして、リストの設定セルを選択した状態で、データタブからデータの入力規則をクリックしましょう。

データの入力規則のなかから、データの入力規則(V)を選択します。

下のような設定画面が表示されます。下図のように設定して、元の値項目の入力欄にカーソルを置いてください。

その状態のまま、下準備としてリスト内容を入力したセル範囲を選択しましょう。

すると、元の値項目の入力欄にセル範囲が自動的に入力されます。

最後にOKボタンを押しましょう。

すると、下図のようにリストを設定できます。ぜひお試しください！

また、『名前ボックス』という機能を利用するともっと楽にリストを作成できます。

名前ボックスによるリスト作成については、次の記事をご覧ください。

関連記事Excel 名前ボックスの使い方（2/2）｜関数とプルダウンリストへの利用

Excelのドロップダウンリストの編集・追加

次は、ドロップダウンリストの編集・追加・削除について説明します。

リストを設定しているセルを選択した状態で、リスト内容を編集すればOKです。

この手順は当然といえば当然ですね…。

ただ、リスト内容の追加や削除をしたい場合、覚えておきたい方法があります。

これを知っておくとワンランク上のリスト使いになれるはず！

そのあたりはリストに空白を表示させない方法をご覧ください。

ドロップダウンリストの編集：データと連動した色付け

ドロップダウンリストから選択したデータに連動した色分けをするには以下の設定を行ってください。

今回はサンプルとして「みかん」「もも」「りんご」の3つからなるドロップダウンリストで考えてみます。

まず、ホームタブ＞スタイルグループの条件付き書式をクリック

新しいルールを選択

指定の値を含むセルだけを書式設定を選んで、下図の赤枠のように設定した後、リストの値を入力し、書式設定ボタンを押します。

設定したい塗りつぶしの色を選択しましょう。

以上で、リストのデータと連動した設定が完了しました。

Excelのドロップダウンリストの削除

ドロップダウンリストの削除は以下の方法を行います。

リストを設定したセルを選択した状態でデータタブ＞データツールグループ＞データの入力規則を押してください。

データの入力規則をクリックします。

設定タブのすべてクリアを押せば、ドロップダウンリストを削除できます。

リスト以外の値の入力 | ドロップダウンリストに直接入力するには？

Excelでは、ドロップダウンリストを適用したセルには、リスト以外のデータは直接入力できないのが基本です。

しかし、リスト以外の値を入力したい場合もあると思います。

そんな時は以下の設定を行ってください。

リストを設定したセルを選択した状態でデータタブ＞データツールグループ＞データの入力規則を押してください。

データの入力規則をクリックします。

エラーメッセージタブのスタイルを注意（もしくは情報）に変えて、タイトルとエラーメッセージに適切な文言を入力します。

上記を設定してOKを押すと、リスト以外の値を入力できるようになります。

リスト外の値を入力するとアラートが表示されるので、確認してみましょう。

ただし、例外的な入力を認めるとドロップダウンリストの意味がなくなります。

運用状況を考えながら設定しましょう。

一目置かれるドロップダウンリストの便利ワザ

ここでは、Excelでドロップダウンリストの作り方に関連した、知っておくと便利なマル秘ワザをお伝えします。

実務よりの内容なので、新人さんにはとくにおススメの内容です。

ドロップダウンリストがどこにあるかわからないときの見つけ方

せっかくExcelでドロップダウンリストの作り方をマスターしたのに、『設定したセルがどこにあるかわからない…』なんてことになったらちょっと面倒です。

でも、検索と選択ボタンを使えば一発で見つかります！

ホームタブ＞編集グループの検索と選択ボタンを押しましょう。

データの入力規則を選択してください。

そうすると下図のように、ドロップダウンリストの設定セルが選択状態になります。

なお、ドロップダウンリストの設定セルの背景を塗りつぶしておくと、次回以降すぐにわかるので便利です。

リストの設定内容は別シートへ

リストを設定するのはいいのですが、下のような場合、リストとその内容が同じシート内にあります。

これだと、いかにも素人が作ったように見えてちょっとカッコ悪いですね。

そんなときは、リストとリスト内容は別々のシートにしておくとプロっぽく見えます（笑）。

また、リストとリスト内容は別々のシートにした方が拡張性（リスト内容を追加するなど）があります。

こうすれば、リストの設定内容を管理者以外によって改変されることを防げます。

さらに、この設定シートを非表示にしておくと効果的です。

そして、リストは設定シート以外に作りましょう。

設定画面の元の値項目にカーソルを置いた状態にして、別シートに入力したリスト内容のセル範囲を選択します。

すると、↓のようになります。

今回の場合、元の値項目には、=設定!$A$2:$A$5と自動で入力されます。

この=設定!$A$2:$A$5の意味は、『設定シートのA2からA5を常に参照する』という意味です。

Excelにおける$は「絶対参照」と呼ばれており、参照するセルを固定するときに使います。

上記の操作によって、設定シートの内容がリストに反映されます。

以上、リストをプロっぽく見せる便利ワザでした。

何気ないことですが簡単に実践できて効果のある施策なので、ぜひお試しください。

リストに空白を表示させない方法

あまり知られていない便利ワザに『リストに空白を表示させない方法』があります。

リたとえば、リストを運営していると内容を追加したい場合が出てきます。

しかし困ったことに、追加がどれくらいになるかわからないだけでなく、大量の追加項目が出てくることも…。

そうした場合に備えて、最初からリストの範囲を広めにとっておくと便利ですね。

リスト範囲をA列の一番上から一番下までとっておく場合を考えてみます。

リスト範囲をA列にする場合、設定画面はこうなります。A列を指定するには$A:$Aとなります。

上記のように設定したリストは↓のようになりますが空白ができてしまっていますね。

リスト利用に支障はありませんが、見た目にはちょっとカッコ悪い…。そこで、この空白を非表示にしましょう。

ここで活躍するのがOFFSET関数とCOUNTA関数です。

=OFFSET(設定!$A$1,0,0,COUNTA(設定!$A:$A),1)を設定画面に入力しましょう（状況に応じて、設定!$A$1と設定!$A:$Aの部分をカスタマイズしてください）。

OFFSET関数とCOUNTA関数の詳細は別記事に譲るとして、まずはこの関数をコピペすると下のようにリストの空白行が非表示となります。

ただし、一つだけ注意点があります。

リスト内容を追加するときは下のように途中で空白行を作らないでください。空白行があるとリストにも空白ができてしまいます。

OFFSET関数とCOUNTA関数を組み合わせると、このあたりが仕組み上の限界です。

リスト内容を追加するときは、かならず上から詰めて空白を作らないようにしてください。

まとめ）Excel ドロップダウンリストの作り方と編集方法

以上、Excel ドロップダウンリストの作り方と編集方法をお伝えしました。

基本的な手順をおさらいします。

ドロップダウンリスト（プルダウン）をマスターしてExcel中級者に挑戦してください！