これで印刷ズレなし！スプレッドシートをPDF化して保存する方法

Googleスプレッドシートで作成した会議資料を配布するときなど、をPDF化したいシーンってよくあります。

プレゼン資料の共有や印刷がグッと楽になりますよ。

メニューからPDF形式を選択するだけなので手順は簡単なのですが、印刷設定画面での操作になるので、戸惑いを覚える人も多いかもしれません。

そこで本記事では、誰でも迷わず実践できる方法を詳しく解説します。

これで印刷ズレなし！スプレッドシートをPDF化して保存する方法

さて、スプレッドシートをPDF化する前に知っておきたいことは、ファイルをPDF化したときのメリットです。

実は、↓のような誤解をしている方が意外に多くいます。

社会人1年目だったときの私もこんな風に考えていました。

PDF化する最大のメリットは、どの環境でもレイアウトが崩れない点にあります。

具体的には、パソコン、スマホ、Mac、WindowsなどのデバイスやOSを問わず、ファイルを開いたときにレイアウト崩れが起きません。

そのため、メール添付やクラウド共有などに◎といえるでしょう。

前置きが長くなりましたが、以下ではスプレッドシートをPDF化する手順をお伝えします。

スプレッドシートをPDF化する手順

今回サンプルとして用いるのは下図のようなファイルです。

全2ページの資料です。

これをPDF化するにはまず、ファイルをクリックします。

ダウンロード＞PDFを選択

PDF化したプレビューを確認できます。

最後にエクスポートボタンを押せば完了です。

PDF化したファイルはPCのダウンロードフォルダに格納されています。

ファイルを開いて内容を確認してください。

範囲指定してスプレッドシートをPDF化

スプレッドシートでは範囲指定してPDF化することも可能です。

手順は次のとおりです。

まず、PDF化したい部分だけを選択状態にしてください。

そして、ファイル＞ダウンロード＞PDFを選択して、右サイドパネルのエクスポートのプルダウンから選択中のセルを選びます。

あとは右上のエクスポートを押せば完了です。

ダウンロードされたPDFファイルを開いて確認してみてください。

選択範囲だけがPDF化されているはずです。

スプレッドシートをPDF化して1枚に収める

たとえば、全2ページからなるファイルをPDF化して1枚に収めることも可能です。

ファイル＞ダウンロード＞PDFから右サイドパネルを表示させます。

そして、スケール欄のプルダウンメニューを押しましょう。

ページに合わせるを選んでください。

プレビューにはファイルを1枚にした状態が表示されます。

あとは右上のエクスポートを押せば完了です。

ダウンロードされたPDFファイルを開いて確認してください。

スプレッドシートをPDF化できない原因

スプレッドシートをPDF化できない場合、主に次のような原因が考えられます。

■ 印刷範囲が正しく設定されていない

ファイル>印刷から「印刷範囲」を「現在のシート」や「選択したセル範囲」に変更

■ シートが非表示または保護されている

保護シートは一部印刷できないことがあるため、保護を一時的に解除

■ Googleアカウントや共有設定の問題

ファイルの共有設定を「閲覧者がダウンロード可」にする。

上記を参考に、設定を確認してみてください。

まとめ）スプレッドシートをPDF化して保存する方法

以上、スプレッドシートをPDF化して保存する方法をお伝えしました。

おさらいすると、ファイル＞ダウンロード＞PDFを選択すればOKです。

状況に応じて、PDF化して1枚に収めたり選択範囲だけをPDF化してみてください。

それではまた、次の記事でお会いしましょう！