4つのやり方！Googleスプレッドシートをデスクトップに保存する方法

スプレッドシートをデスクトップに保存する方法を知っておくと、オフラインでも作業ができてとても便利です。

ネット環境が不安定なときや、外出先での確認用にローカルコピーを持っておくことで、安心して仕事を進められます。

私も以前、出張先でネットが途切れて焦った経験があります。あのとき「スプレッドシートをデスクトップに保存」しておけば…と何度も思いました。それ以来、どの端末でもすぐに開けるよう、保存ルールを決めて活用しています。

今から紹介する方法を覚えれば、あなたの作業効率もぐんと上がるはずです。次のステップで、確実に保存・活用できるコツを一緒に見ていきましょう。

参考：Google スプレッドシートの使い方（公式）

スプレッドシートをデスクトップに保存するとは何か？

スプレッドシートをデスクトップに保存するとは、Googleスプレッドシート（Google Sheets）のデータをクラウド上だけでなく、自分のパソコン上にもアクセス・管理できるようにする方法です。

通常、GoogleスプレッドシートはGoogleドライブに保存されるため、オンライン環境が前提となります。しかし、デスクトップに保存することで「すぐに開ける」「オフラインでも使える」「バックアップになる」といった利便性が生まれます。

その方法はいくつかありますが、大きく分けると以下の4つです。

• ショートカットをデスクトップに作る
• ファイルとしてダウンロードする（Excel形式などに変換）
• オフライン編集を設定する
• アプリとしてインストールする

一方で、同期の仕組みを理解せずに保存すると、ファイルが古いまま更新されなかったり、レイアウト崩れを起こすケースもあります。

ここでは、まず基本的な考え方と注意点を整理しましょう。

クラウド型スプレッドシートとローカル保存の違い

Googleスプレッドシートの大きな特徴は「クラウド型」であることです。

クラウド保存では、Googleアカウントでログインするだけでどの端末からもアクセスでき、自動保存・共有編集が可能です。

一方、ローカル保存（＝パソコンのデスクトップに保存）では、インターネットがなくても閲覧・編集ができる反面、最新状態への自動同期が行われません。

そのため、「共同編集したいときはクラウド」「個人作業・バックアップ用はローカル」と使い分けるのが理想です。

なぜ「デスクトップに保存したい」のか？メリット・デメリット

特にブロガーやリモートワーカーのように、外出先でネットが安定しない環境では「デスクトップに保存」が重宝されます。

メリット

• ネットがなくても閲覧・編集できる
• ファイルをすぐに開ける（ブラウザ操作が不要）
• データのバックアップとして安心

デメリット

• クラウド側と自動で同期されない
• バージョンが古くなるリスクがある
• 他人との共有やリアルタイム編集ができない

対応環境（Windows／Mac／ブラウザ）を確認しよう

スプレッドシートをデスクトップに保存する方法は、使用している端末やブラウザによって少し異なります。

• Windowsの場合：Chromeブラウザでショートカットを作成するのが簡単。
• Macの場合：Dockやアプリフォルダへの追加が便利。
• 共通方法：ファイル形式としてダウンロード（.xlsx、.pdfなど）するか、オフラインモードを設定することで利用可能。

まずは自分の環境を確認し、どの方法が最適かを把握しておくことが、トラブルを防ぐ第一歩です。

スプレッドシートをデスクトップに保存する具体的手順

スプレッドシートをデスクトップに保存するには前述のように、次の4つの手段があります。

1. ショートカットをデスクトップに作成
2. ファイルとしてダウンロード（Excel形式などに変換）
3. オフライン編集を設定
4. アプリとしてインストール

それぞれ目的が異なるため、「常に最新の状態でアクセスしたい」のか、「ネットがない環境でも編集したい」のかによって使い分けることが重要です。

ここでは、それぞれの手順をわかりやすく紹介します。

その１．ショートカットをデスクトップに作成（Windowsの場合）

もっとも簡単に「スプレッドシートをデスクトップで開ける」ようにする方法です。

Google Chromeでスプレッドシートを開きます。

右上の︙＞キャスト、保存、共有＞ショートカットを作成を選択

ショートカットの名前を入力して作成

これでデスクトップにアイコンが追加され、ダブルクリックでスプレッドシートを直接開けます。

この方法はクラウド上のスプレッドシートへのリンクを作成するため、常に最新の状態でアクセスできます。

その２．ファイル形式としてダウンロード＆保存（.xlsx／.pdfなど）

スプレッドシートの内容をローカルファイルとして保存したい場合は、この方法が最もおススメです。

スプレッドシートを開いて、ファイル＞ダウンロードを選択し、希望の形式（Microsoft Excel、PDF、CSVなど）を選ぶ。

ファイル形式がスプレッドシートとは異なりますが、これでクラウドとは独立したファイルとして保存できます。

特にバックアップやメール添付用におすすめです。

その３．オフライン編集を可能にする設定方法

Googleドライブの「オフライン設定」を利用すれば、クラウド上のスプレッドシートでもネットなしで作業できます。

まずは、1)スプレッドシートをオフラインで使用可能にする設定を以下のように行っていきます。ここまでは他サイトでも説明されていることです。

しかしそれだけでは、Excelを使うようにスプレッドシートを開くことはできません。

実は、2) PCとGoogleドライブの同期フォルダ設定も必要なんです（他サイトではなぜか、ほとんど説明されていませんが…）。

それではさっそく、1)スプレッドシートをオフラインで使用可能にする設定から説明します。

1) スプレッドシートをオフラインで使用可能にする設定

まず、Googleドライブの歯車マーク＞設定をクリック

左サイドメニューの全般＞オフラインにチェック

インストールを押す

Chromeに追加をクリック

機能拡張を追加を押す

下のような表示が出たら再読み込みをクリックしてください。

そして、ファイル名の右にある雲アイコンをクリックしてオンにするを押します。

さらにもう一度、オンにするを押します。

下のような表示が出たら再読み込みをクリックしてください。

結構めんどくさかったと思いますが、上記の設定後が終われば、作業途中でネットが切断されても自動でローカルキャッシュが保存され、次回接続時に同期されます。

これなら突然、ネットアクセスができなくても作業は続けられますが、大半の方はそうした万が一のときのアクシデント対策を知りたいわけではないですよね。

作業途中のスプレッドシートをファイル変換なしでローカルPCにダウンロードして、Excelのような操作感で編集する方法を知りたいはず！

そのためには次で説明する、2) PCとGoogleドライブの同期フォルダ設定も実施しなければいけません。

2) PCとGoogleドライブの同期フォルダ設定

まず、Googleドライブの右上にある歯車アイコンをクリック

パソコン版ドライブをダウンロードをクリック

GoogleDriveSetup.exeというファイルがダウンロードされるのでそれをダブルクリックしましょう。

すると、次の画面が表示されます。パソコン版Googleドライブ（ここがPCにおけるオフライン用スプレッドシートの置き場所になります）の置き場所を決めます。どこでも構いません。

私は下図のようにDocumentsフォルダにしました。

その後のGoogleフォトについてはスキップでOKです。

次へを押します。

さらに次へを押します。

そして、ドライブを開くを押します。

少し待ちましょう。

下図のように「最新」と表示されたらOKです！

それではさっそく、インストールしたパソコン版ドライブを見てみましょう。

私はドキュメントフォルダにインストールしたので、その中をのぞいてみると、.tmp.drivedownloadフォルダがあります。

これがパソコン版ドライブです。

このフォルダは「バックアップと同期（Backup and Sync）」アプリケーションの一時ファイルが保存されているフォルダで、隠しフォルダ属性のため半透明になっています。ということで、ここは触らなくてOKです（気にする必要はありません）。

実はもっとわかりやすい場所にダウンロードしたスプレッドシートが設置されているんです。

まず、PCアイコンをクリックしてください。

はい、さっきインストールしたPC版Googleドライブありました！

これをクリックするとマイドライブがあります。さらにこれをクリックすると…

ありました！これがローカルPCに保存されたスプレッドシートです。よく見るとファイル形式が.gsheetになってますね。これがスプレッドシートファイルです。

そしてこれをダブルクリックするとChromeブラウザが立ち上がって、オフライン作業中という表示でスプレッドシートが表示されます。この状態でファイルを編集可能です。

そして、次回ネット接続時、クラウド上のファイルと同期されます。

ここまで来るのはかなり長い道のりでした。

お疲れ様でした！

その４．アプリとしてインストール

Chromeブラウザの機能を使えば、スプレッドシートをまるでデスクトップアプリのように扱えます。

スプレッドシートを開いて、右上の︙＞キャスト、保存、共有＞ページをアプリとしてインストール

アプリの名前を入力してインストールをクリック

これで専用ウィンドウで起動可能になり、デスクトップにアイコンが追加されます。

この方法の魅力は、ブラウザタブを開かなくてもスプレッドシートを独立して操作できる点です。

また、タスクバーにアイコンを追加することも可能です。

頻繁に使う人にとって、最も快適な選択肢のひとつといえるでしょう。

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ここまでGoogleスプレッドシートをデスクトップに保存する4つのやり方をお伝えしました。

最も分かりやすいのは「その２、ファイル形式としてダウンロード＆保存（.xlsx／.pdfなど）」です。

わかりやすいので最もおススメです。

実体験から学ぶ「よくある失敗」とその対策

スプレッドシートをデスクトップに保存するときに起こりがちな失敗は意外と多くあります。

「保存したつもりが反映されていなかった」「レイアウトが崩れた」「どのバージョンが最新かわからなくなった」など、私自身も何度か経験しました。

ここでは、そうしたトラブルを防ぐためのポイントを実体験を交えて紹介します。

ファイル形式変換でレイアウト崩れが起きたケース

スプレッドシートをExcel形式（.xlsx）に変換して保存すると、セルの幅や罫線、関数の互換性に問題が出ることがあります。

特にGoogle独自の関数（例：GOOGLEFINANCE）はExcelで動作しません。

【対策】

• ダウンロード前に「印刷プレビュー」で崩れがないか確認する
• 関数を簡略化してから保存する
• 必要であればPDF形式で固定保存する

このひと手間で、後から修正する時間を大幅に減らせます。

保存先を誤ってクラウドだけになってしまったケース

「デスクトップに保存したつもりだったのに、実はGoogleドライブ内だけにあった」というミスもよくあります。

私も出先でその事実に気づき、オフラインで開けず焦ったことがあります。

【対策】

• ダウンロード時に必ず「保存先フォルダ」を確認
• ファイル名の末尾に「_local」など目印を付ける
• 定期的にローカル保存版を見直す

ファイル管理の習慣をつけることで、作業効率が格段に上がります。

複数端末で編集・同期するときのトラブルとまとめ方

ローカル保存したファイルを別のパソコンで編集すると、クラウド版と内容がズレてしまうことがあります。

同じファイル名で複数のバージョンが混在するのも混乱の元です。

【対策】

• 「クラウド版＝メイン」「ローカル版＝バックアップ」と役割を明確に分ける
• ファイル名に日付（例：project_2025-11-11.xlsx）を付ける
• 編集したら手動でクラウドに再アップロードする

この運用ルールを決めておくだけで、チームでも個人でも管理がしやすくなります。

ブロガー視点：私が「デスクトップに保存しておいて助かった」瞬間

私がブログ運営を始めたばかりの頃、旅行中にWi-Fiが不安定になり、翌日の記事スケジュールが確認できず困ったことがありました。

その時、デスクトップに保存していたスプレッドシートをオフラインで開けたおかげで、予定通り記事を投稿できたのです。

教訓：「常にネットが使えるとは限らない」。オフライン用の準備をしておくことで、安心感と作業効率の両方を手に入れられます。

よくある質問（FAQ）：Googleスプレッドシートをデスクトップに保存する方法

スプレッドシートをデスクトップに保存する方法については、多くの人が似たような疑問を持っています。

ここでは、特に検索されやすい質問をピックアップし、初心者でもすぐ理解できるように簡潔にまとめました。

デスクトップに保存したスプレッドシートは他のパソコンでも使えますか？

はい、使えます。ただし条件があります。ローカルに保存したファイル（.xlsxや.pdfなど）は、USBメモリやクラウドストレージ（Googleドライブ、Dropboxなど）を通じて別のパソコンに移動できます。ただし、その際に共有リンクやコメント履歴などのクラウド特有の情報は引き継がれません。もし複数端末で同じ内容を編集したいなら、クラウド上で共有編集を行うのがベストです。

オフライン状態でも編集できますか？

はい、可能です。事前に「オフライン設定」をONにしておけば、ネットがない環境でもスプレッドシートを開いて編集できます。作業内容は一時的にローカルに保存され、再びネット接続した際に自動で同期されます。ただし、他のユーザーとの共同編集やコメント機能はオフライン中に利用できません。

クラウドだけで十分？ローカル保存すべき場面とは？

基本的にはクラウド保存で十分ですが、次のような状況ではローカル保存をおすすめします。

• 出先や飛行機内など、ネット接続が不安定な環境で作業するとき
• バックアップを手元に残しておきたいとき
• 外部提出用にファイル形式を固定したいとき（例：PDFやExcel）

要するに、「作業効率」と「安心感」を両立させたいときにローカル保存が力を発揮します。

デスクトップに保存したファイルは自動で更新されますか？

いいえ。ローカルに保存したファイルはクラウドとは自動同期されません。
スプレッドシートをExcel形式などでダウンロードした場合、更新は手動で再ダウンロードする必要があります。常に最新の内容を反映させたい場合は、ショートカット作成やオフライン設定を利用するのがおすすめです。

保存したスプレッドシートを開こうとすると「アクセス権限がありません」と出るのはなぜ？

保存したリンク先のスプレッドシートが共有制限されている可能性があります。
特にショートカットを共有した場合、他の人にはアクセス権が付与されていないケースが多いです。

以下を試してみてください。

• Googleスプレッドシートの共有設定を「リンクを知っている全員」に変更
• 共有相手のGoogleアカウントを招待
• 保存先が正しいファイルであるか再確認

まとめ：Googleスプレッドシートをデスクトップに保存する4つの方法

この記事では「スプレッドシートをデスクトップに保存する」ための方法を、初心者にもわかりやすく解説しました。
具体的には以下の4つの方法を紹介しました。

• ショートカットを作成する：クラウド上の最新データへすぐアクセスできる
• ファイルとしてダウンロードする：オフラインで利用・バックアップ用に最適
• オフライン編集を設定する：クラウドとローカルの両方の利便性を活かせる
• アプリとしてインストールする：ブラウザ不要でアプリ感覚で使える

スプレッドシートをデスクトップに保存しておくことで、ネットが不安定な環境でも作業を止めることなく進められます。

この4つを上手に使い分けることで、スプレッドシートをより自由に、快適に活用できますよ！