Googleドライブの共有のやり方|ファイル・フォルダの共有と解除

この記事の内容

ファイル・フォルダの共有と解除方法

よし、難しそうだから、俺にはおそらく理解できない!

Googleドライブの共有のやり方、理解できていますか?

実際のところ、共有の設定にはクセがあるように感じます。スムーズに設定できる人は少ないのではないでしょうか?

それが原因で混乱している方もいるように思います。

本記事では、 Googleドライブのファイル共有・解除を説明します(フォルダ共有の方法もファイルと同様です)。

この記事を書いた人

ヤットキプロフ

業界歴9年のWeb解析士GAIQ保有。

ガラケー時代からSNSに携わってます。

Twitterはこちら→ @yattoki_mashita

この記事を書いた人

ヤットキプロフ

業界歴9年のWeb解析士

GAIQ保有

ずっとSNSに携わってます。

Twitterはこちら: @yattoki_mashita

目 次

Googleドライブの共有のやり方|ファイル・フォルダの共有と解除

Googleドライブを使ってファイルやフォルダを共有する場合は、セキュリティー確保のためにメンバー全員にGoogleアカウントを取得してもらってください。

その理由は、ファイルやフォルダの共有範囲をメンバーだけに限定するためです。

しかし、Googleアカウント未取得のメンバーと共有する場合は、メンバー以外の第三者も閲覧できる状態になってしまいます。

共有メンバーにはGoogleアカウントを取得してもらいましょう

メンバーにはなるべくGoogleアカウントを作成してもらって下さい。

なお、本記事では念のため、 Googleアカウントを持っていないメンバーとの共有方法も説明します。


共有の設定方法

今回は、下のような東京タワーの画像を共有する場合を例にとって説明します。

Googleドライブの共有のやり方

メンバー全員がGoogleアカウントを取得している場合

共有するファイルを右クリックします。表示されるメニューの中から【共有】を選択してください。

Googleドライブの共有のやり方

【ユーザーやグループと共有】が表示されるので、共有先メンバーのG-mailアドレスを入力しましょう。

Googleドライブの共有のやり方

【通知】のチェックを外します(通知しても構いません。お好みでどうぞ)。

そして、共有メンバーの権限を選択します。

Googleドライブの共有のやり方
閲覧者ファイル内容の閲覧のみ
閲覧者(コメント可)ファイル内容の閲覧とコメント
編集者ファイル内容を編集可能

上記の操作によって下のように共有したいメンバーが追加されます。

Googleドライブの共有のやり方

さて次は、共有したファイルのダウンロードをメンバーに許可するかどうかの設定を行いましょう。

【ユーザーやグルプと共有】画面の右上にある歯車アイコンをクリックします。

Googleドライブの共有のやり方

【他のユーザーとの共有設定】が表示されます。下の項目のチェックを外すとダウンロードNGになります。

Googleドライブの共有のやり方

情報漏洩の防止を強化するなら、ダウンロードNGにしたほうが良いでしょう。

そして下のように【制限付き】リンクを発行して、【リンクをコピー】を押します。

Googleドライブの共有のやり方

あとは、共有先ユーザーのGmailアドレスにコピーしたURLを連絡してください。

以上が公開範囲を限定したファイルの共有方法です。追加したユーザーだけがファイルを共有できるようになります。

なお、共有を解除する方法はこちらをクリックして下さい(本記事の該当箇所にジャンプします)。

Googleアカウントを未取得のメンバーがいる場合

Googleアカウントを持っていないメンバーとファイルを共有する場合、公開範囲を限定することはできません。

メンバー以外の第三者もファイルを閲覧できてしまいますのでご注意下さい。

まず、共有するファイルを右クリックして、メニューの中から【共有】を選択します。

Googleドライブの共有のやり方

【リンクを知っている全員に変更】を押しましょう。

Googleドライブの共有のやり方

その後、【閲覧者】ボタンを押して共有相手の権限を設定します。

おすすめは最もセキュリティの高い【閲覧者】ですが、利用状況に合わせて選択しましょう。

Googleドライブの共有のやり方
閲覧者ファイル内容の閲覧のみ
閲覧者(コメント可)ファイル内容の閲覧とコメント
編集者ファイル内容を編集可能

そして、リンクをコピーをします。

Googleドライブの共有のやり方

あとはコピーしたURLをメンバーに連絡すればOKです。

注意点

メンバー外の第三者であっても、このリンクを知った全ての人がファイルを閲覧できますのでご注意下さい。

共有完了後のGoogleドライブの画面の見え方

共有設定が完了すると、Googleドライブの画面上にはファイルがどのように表示されるのでしょうか?

この点も混乱しがちなので説明します。

共有設定した人( Googleドライブの管理者 )・共有設定された人の場合をそれぞれ見ていきます。

共有設定した人(Googleドライブの管理者)

ご覧のとおり、共有設定した人(つまりGoogleドライブの管理者)の【共有アイテム】には何も表示されません。

これは設定ミスではなく、Googleドライブの仕様です。

Googleドライブの共有のやり方

とはいえ、管理者として共有中のファイルは把握しておきたいところです。

そんなときは次のようにして下さい。

Googleドライブの左メニューからマイドライブを選択した後、ファイルの表示方法をリストに変更しましょう。

Googleドライブの共有のやり方

そうすると、共有中のファイルには、その右肩に共有マークが表示されます。

これで共有中かどうかを確認することができます。

Googleドライブの共有のやり方

共有設定された人

一方、共有設定された人の画面は下のようになっています。

左サイドメニューの【共有アイテム】をクリックすると、自分が共有しているファイルが下のように表示されます。

Googleドライブの共有のやり方

共有の解除方法

共有の解除はGoogleドライブの管理者が設定可能な機能です。

共有を解除する場合は該当ユーザーを削除すればOK。下のように削除します。

Googleドライブの共有のやり方

削除したユーザーによって共有したファイルやフォルダが既にダウンロードされている場合はどうしようもないので、その点はご注意下さい。

注意点

削除したユーザーがファイルを既にダウンロードしてしまった場合はどうしようもないので、その点はご注意下さい。

共有のブロック方法

共有のブロックは、その意味を誤解されることの多い機能です。

ブロック機能を使用すると、管理者からの共有設定を拒否することができます。

先ほど、Googleドライブ管理者が共有を解除する方法を説明しましたが、ブロックはその逆の機能です。

イメージしにくいと思うので、ちょとキツイ状況を例に取りますね。

Aさん
Aさん

このファイル、共有してあげるぜ!

いいえ、結構です。

Bさん
Bさん

上のようにBさんは、Googleドライブ管理者のAさんをブロックできるというわけです。

つまりブロックとは、共有されたくないBさんにとっての機能になります。

設定方法は次のとおりです。まず、共有ファイルを右クリックします。

そしてメニューの中から【~をブロック】を選択すれば完了です。

Googleドライブの共有のやり方

Googleドライブの共有のやり方|ファイル・フォルダの共有と解除:まとめ

以上、 Googleドライブの共有のやり方と題して、ファイル・フォルダの共有と解除、そしてブロックの使い方について説明しました。

ポイントは次のとおりです。

  • 共有メンバーにはGoogleアカウントを取得してもらう。
  • Googleアカウント未取得のメンバーに共有する場合、メンバー以外の第三者もファイルを閲覧できてしまう。

共有範囲を限定した運用を行う場合は、メンバー全員にGoogleアカウントを取得してもらいましょう。

それではまた、次の記事でお会いしましょう!

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